Prestataire : Ammareal (Les tournées de Lionel ne concernent que les bibliothèques intégrées)
Deux prises en charge par an (indicatif ; davantage si besoin)
Un tableau est mis à disposition pour la
saisie des besoins en cartons vides à prévoir pour la prise en charge ultérieure à la prochaine.
Les responsables de bibliothèques sont prévenus de la mise à disposition de ce tableau.
Ceux-ci informent la/les personne(s) concernée(s) dans leur bibliothèque en leur transmettant le lien vers le tableau de saisie.
Ces dernières complètent dès que possible, dans le même tableau, le nombre de cartons pleins à prendre en charge lors de la prochaine tournée interne.
Dès qu'un nombre de cartons pleins suffisant est atteint (Une trentaine au moins) une tournée est organisée en central (rien à faire dans les bibliothèques, sauf les BEE qui doivent centraliser à la BEE de Strasbourg)
Au cours de cette tournée, les cartons vides demandés lors de la dernière livraison sont distribués et les cartons pleins sont chargés à destination de la bibliothèque L'Alinéa.
Dans cette bibliothèque, les cartons sont rassemblés sur des palettes et l'ensemble filmoluxé (Lionel D. et Julie I)
La livraison de nouveaux cartons, palettes, film plastique et la prise en charge des cartons pleins sont gérés en central (Marie B)
Un nouveau tableau est immédiatement mis à disposition et le cycle recommence.
Bien remplir les cartons et au besoin les bourrer avec du vieux papier afin qu'ils ne s'affaissent quand on les superpose (4 niveaux)
C'est Marie B qui contacte Ammareal pour les prises en charge et livraisons.
La même organise la tournée interne de prise en charge et livraison (réalisée par Lionel D). Elle en informe les responsables de bibliothèques au moins une semaine avant.
Seule la bibliothèque éducation et enseignement de Colmar utilise une navette interne en amont et en aval de cette tournée (centralisation à la BEE de Strasbourg).
C'est Julie Isola, à la bibliothèque de l'Alinéa, qui est le contact du transporteur démarché par Ammareal lors de la livraison et de la prise en charge.
Dans les bibliothèques :
indiquer les besoins dans le tableau de saisie,
remplir les cartons et aider Lionel D. lors de la prise en charge.
s'il y a plus de 15 cartons pleins, le responsable est invité à diligenter une personne de son équipe qui apportera son aide lors de la livraison à L'Alinéa.
A L'Alinéa, l'aide d'une personne supplémentaire de l'équipe sera la bienvenue en cas de besoin.
Facultativement, alerter Marie B de l'opportunité d'une prise en charge prochaine ou supplémentaire.