I. DÉPÔT DANS LE RÔLE SCOL et FICH

• Récapitulatif des documents à fournir après la soutenance
• Contrôle des fichiers

Après la soutenance, le docteur doit toujours déposer les deux versions de sa thèse :

• la version d'archivage de la thèse : La version complète de sa thèse sera déposée sur le serveur d'archivage pérenne des données scientifiques mis en place par le CINES.

• la version de diffusion de la thèse : cette version de la thèse sera protégée et sera accessible au public sur l'Intranet ou sur Internet, selon les options choisies dans le contrat. Il s’agira, le cas échéant, de la version incomplète de la thèse, telle que validée par le jury de soutenance après les éventuelles corrections et après retrait des des éléments sous droit d’auteur (extraits, articles, images, tableau …)

Il doit également déposer :

• la version scannée du contrat de diffusion de la thèse après l'avoir complété et signé
• la version scannée du formulaire d'enregistrement complété, daté et signé
• un fichier texte contenant les résumés et les mots-clés

• Gestion des thèses sur le serveur

Si la version de diffusion de la thèse est composée de nombreux fichiers PDF, vous devez rassembler tous les fichiers dans un seul fichier .zip.

• Dépôt des thèses dans STAR
• Recommandations pour la saisie dans le rôle SCOL et dans le rôle FICH

• Choix des scénarios dans le rôle FICH
• Tableau récapitulatif

L'École des MINES ParisTech a développé un outil en ligne Pdfstar permettant de corriger les fichiers PDF non conformes. Cet outil est mis à la disposition de tous les établissements universitaires français.

Vous pouvez vous y connecter avec les identifiants ENT de l'UdS après avoir sélectionné votre université d'origine dans la liste.

Un formulaire permet d'importer le fichier PDF à corriger. Une fois la conversion terminée, vous pouvez télécharger le fichier résultant sur votre poste de travail.

• 1.1. Ouvrir le fichier PDF avec le logiciel Adobe Acrobat Pro ;

• 1.2. Dans la barre de menu, sélectionner Fichier puis Imprimer ;

• 1.3. Dans la boîte de dialogue Imprimer, sélectionner le bouton Propriétés de l'imprimante Adobe PDF

• 1.4. Cliquer sur Modifier dans la catégories “Paramètres par défaut :Standard”

• 1.5. Sélectionner dans la liste Options du fichier, la version du format PDF souhaitée : à partir de PDF 1.5.

Ensuite Enregistrer sous.

• 1.6. Donner un nom à cette nouvelle option d'impression : par exemple “version_archivage.joboptions”.

puis Enregistrer et cliquer sur le bouton Annuler pour retourner dans l'onglet “Paramètres Adobe PDF”.

• 1.7. Dans l'onglet “Paramètres Adobe PDF”, sélectionner dans la liste déroulante l'option “version_archivage”. Ensuite valider votre sélection en cliquant sur OK.

• 1.8. Cliquer sur “Imprimer” pour lancer la conversion du fichier PDF avec les nouvelles options version_archivage.

2.1. Cliquer sur le raccourci PDFCreator sur le bureau de votre poste de travail ;

2.2. A partir du menu Imprimante, sélectionner et ouvrir la boîte de dialogue Options ;

2.3. Dans la catégorie Formats (menu de gauche), cliquer sur PDF pour ouvrir la page correspondante dans le cadre de droite.

Dans les options générales : ouvrir la liste déroulante “Compatibilité” et sélectionner “Adobe Acrobat 6.0 (PDF 1.5)”.

2.4. Pour terminer, enregistrer les modifications de paramétrage.

2.5. Ouvrir le fichier et lancer son impression après avoir sélectionné PDFCreator dans la liste des imprimantes.

Vérifier dans le contrat de diffusion et le formulaire d'enregistrement les options choisies par l'auteur de la thèse :

• Si l'auteur de la thèse a demandé une diffusion publique sur Internet et que la version de diffusion de la thèse est en version complète, vous devez choisir le cas 2
• Si l'auteur de la thèse a demandé une diffusion publique sur Internet et que la version de diffusion de la thèse est en version incomplète, vous devez choisir le cas 3
• Si l'auteur de la thèse a demandé une diffusion restreinte à la communauté universitaire, vous devez choisir le cas 6

• Thèses confidentielles

La version de diffusion sera rangée sur le serveur dans le répertoire \version_prive\theses_confidentielles ;

• Diffusion publique sur Internet

La version de diffusion sera rangée sur le serveur dans le répertoire \version_diffusion\public\theses_doctorat ;

Scénario : choisir le cas 2 (si version complète) ou cas 3 (si version incomplète) dans le rôle FICH STAR

• Diffusion restreinte à la communauté universitaire

La version de diffusion sera rangée sur le serveur dans le répertoire \version_diffusion\restreint\theses_doctorat ;

Scénario : choisir le cas 6 dans le rôle FICH STAR

* Thèses sous embargo

L'Arrêté du 25 mai 2016 rend obligatoire la diffusion de la thèse “au sein de l'établissement de soutenance”, sauf pour les thèses confidentielles. Pendant la période d'embargo demandée par l'auteur, la thèse, si elle n'est pas confidentielle, sera diffusée sur l'intranet universitaire. La demande d'embargo ne concerne que la diffusion Internet.

Quelles démarches, faut-il adopter lors du dépôt?

Pour les nouveaux dépôts, deux cas peuvent se présenter : soit la thèse est confidentielle, soit elle ne l'est pas.

Si le jury a prononcé la confidentialité de la thèse : cette thèse ne sera pas diffusée immédiatement :

• la version de diffusion sera rangée sur le serveur dans le répertoire \version_prive\theses_confidentielles ;
• Pas de création d'URL de diffusion dans STAR .
• Remplir la page “incarnation de la thèse, droits et dépôts des fichiers”, comme on le fait habituellement.

Si la thèse n'est pas confidentielle, (ou ne l'est plus) et que l'auteur a demandé une période d'embargo sur la diffusion Internet : la thèse sera diffusée sur l'Intranet :

• la version de diffusion sera rangée sur le serveur dans le répertoire \version_diffusion\restreint\theses_doctorat ;
• choisir le cas 2 dans STAR
• compléter l’URL(s) de diffusion de la version complète sur intranet via votre établissement dans le rôle FICH (https://publication-theses.unistra.fr/restreint/theses_doctorat/20XX/nom_du_fichier_de_la_version_de_diffusion.pdf). URL à supprimer par le rôle VALID à la fin de la période d'embargo.
• compléter l’URL(s) de diffusion de cette thèse sur internet via la plateforme de votre établissement (http://www.theses.fr/NNT/document). A la fin de la période d'embargo, l'URL sera remplacé par l'URL Internet dans le rôle VALID.
• Remplir le reste de la page “incarnation de la thèse, droits et dépôts des fichiers”, comme on le fait habituellement (déposer le fichier de la version de diffusion sur la plateforme, autoriser la diffusion via TEL, rajouter le laboratoire de rattachement)

Traitement de l’embargo : étape 2

PDFCreator est un logiciel libre et gratuit d’impression virtuelle. Il permet avec la fonction «Imprimer » de n’importe quelle application, de générer le format PDF d’un document.

Site web : http://fr.pdfforge.org/download

Ce tutoriel a été rédigé à partir de la version 1.6.1 de Pdfcreator, version actuellement installée par la DI de l’Université de Strasbourg sur les postes professionnels.

• Création des profils de conversion

Ouvrir le logiciel Pdfcreator à partir du raccourci sur le bureau, puis accéder aux options de conversion à partir de son interface :

1. Dérouler le menu Imprimante ;
2. Cliquer sur Options ;
3. Cliquer sur l'icône Ajouter un nouveau profil (bouton + en haut de la fenêtre): une nouvelle boîte de dialogue s'ouvre ;
4. Nommer le nouveau profil dans la boîte de dialogue : « Impression autorisee» (ou “Impression interdite” selon le cas) ;
5. Puis valider en cliquant sur OK.

• Configuration des paramètres de sécurité de chaque profil

Sélectionner le premier profil à paramétrer « Impression autorisee» dans la liste déroulante, située en haut de la boîte de dialogue, puis paramétrer les options de sécurité du format PDF:

1. Dans le menu de gauche, dans la liste des Formats, cliquer sur le titre PDF ;
2. Dans la partie droite de la boite de dialogue, sélectionner l'onglet Sécurité,
3. Dans la zone Sécurité, cocher la case Utiliser les options de sécurité ;
4. Dans la zone Niveau de cryptage, sélectionner Haut (128 bits – Adobe Acrobat 5.0 et suivants) ;
5. Dans la zone Mots de passe, cocher Mot de passe requis pour modifier les permissions et les mots de passe ;
6. Dans la zone Interdire à l'utilisateur de, cocher les cases suivantes :
   • Modifier le document
   • Copier le texte et les images
   • Modifier les commentaires.
7. Dans la zone Contrôle étendu des permissions, cocher les cases suivantes :
   • Lecture à l'écran
8. Cliquer sur le bouton Enregistrer pour valider les modifications dans le profil « Impression autorisee».

Vue sur l'interface de Pdfcreator - Profil Impression autorisee

Vue sur l'interface de Pdfcreator - Profil Impression interdite

• Imprimer le fichier PDF avec le profil créé dans PDFCreator

Ouvrir le fichier PDF à convertir dans Acrobat reader :

1. Lancer l'impression du fichier PDF à partir du menu Fichier > Imprimer ;
2. Sélectionner PDFCreator dans la liste des imprimantes ;
3. Cliquer sur le bouton « Imprimer » ;
4. Dans la nouvelle boîte de dialogue, sélectionner, en premier lieu, le profil « Impression autorisee» ou bien “Impression interdite” dans la liste déroulante ;
5. Cliquer sur le bouton « Enregistrer» pour lancer l'impression immédiatement ;
6. Saisir le nom du fichier selon le modèle suivant et valider: nom_prenom_annee_EDnumero_ecole_doctorale.pdf (ex: Durand_Michel_2014_ED480.pdf) ;
7. Saisir le mot de passe qui servira à gérer les autorisations ;
8. Valider le mot de passe en cliquant sur OK.

Diffusion de la thèse

• l'auteur autorise la diffusion sur internet (avec ou sans période d’embargo)
• l'établissement soumet ou ne soumet pas la thèse à une période de confidentialité

Version complète de la thèse diffusée sur intranet

• Rajouter l’URL(s) de diffusion de la version complète sur intranet via votre établissement

Version incomplète de la thèse diffusée sur internet

• Rajouter l’URL(s) de diffusion de la version incomplète sur internet via la plateforme de votre établissement
• Cette thèse ne doit pas être diffusée sur internet via la plateforme de l'ABES
• Cette thèse doit être diffusée sur internet via TEL : compléter discipline et les champs laboratoires

Edition de la version incomplète

• Ajouter le fichier de la version incomplète de la thèse (format zip)
• Nommer le fichier version incomplète : nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale_INC.pdf

Paramétrage du cas 3 : étape 2