• ENSAM :

2009 : début du travail sur l'OA. L'AO institutionnelle (SAM) fonctionne depuis janvier 2013. Connectée à HAL : pousse les publications dans HAL. Fonctionne avec DSpace, suite à un appel d'offres auquel ont répondu DSpace et OpenFlora. Choix de DSpace car communauté internationale d'utilisateurs et de développeurs. Difficulté : les chercheurs connaissent peu l'OA, les besoins en pédagogie sont grands ⇒ faire savoir aux chercheurs qu'ils ont le droit de déposer dans l'AO. Besoin d'outils pédagogiques sur l'OA et les droits des chercheurs 340 dépôts depuis janvier. 300 chercheurs. 100% de texte intégral. Problème : l'embargo maximal dans HAL est de 24 mois, or certains embargos d'éditeurs vont jusqu'à 36 mois.

• Institut agronomique méditerrannéen (Montpellier) :

Organisme international (Grèce, Italie, Espagne, France) Toutes les publications sont libres d'accès car l'organisme travaille avec les pays du Sud. La production scientifique collectée est mise dans la base documentaire de chaque centre de doc. Il existe aussi d'autres bases propres à l'institut ⇒ besoin d'un outil pour fédérer les différents centres de doc. Problème : les chercheurs ne font pas de dépôt, tout est fait par les centres de doc. Pas de dépôt dans HAL Objectif : s'inscrire dans un mouvement national et international et avoir une politique coordonnée entre les instituts

• Lyon 2 :

Pas d'AO mais un portail dans HAL depuis 2009. Surtout du dépôt de notices, peu de texte intégral. Problème de pédagogie. Participation au GT OpenAIRE Pas de politique de l'université

• Ecole des Ponts & chaussées :

Portail HAL depuis 2006. Politique de dépôt institutionnel validée par Direction recherche. Beaucoup de dépôts de notices, peu de texte intégral. Les documentalistes vérifient les dépôts, relancent les chercheurs pour qu'ils déposent le texte intégral. Enjeu : le rapport d'activités de l'école, avec une volonté d'exhaustivité pour les publications. Un GT OA a été lancé avec les chercheurs pour travailler sur la pédagogie et les bonnes pratiques. L'école collabore avec l'Université de Marne la vallée qui dépose aussi dans HAL.

• Mines Paris :

Portail HAL depuis 2009, d'abord avec des chercheurs volontaires 80% des dépôts sont faits par les bibliothécaires. 1/3 de texte intégral, dont 1/3 de thèses Pour l'évaluation AERES, les laboratoires n'ont pas utilisé HAL, mais ont maintenu des systèmes parallèles divers et variés pour réaliser leur liste de publications. Problème de pédagogie Fort soutien de la Direction de la Recherche, qui souhaite que HAL soit le seul référentiel pour les publications. Des discussions sont en cours sur la mise en place d'une AO indépendante de HAL car HAL ne couvre pas tous les besoins en types de documents mais cette idée ne suscite guère d'enthousiasme. La gestion des embargos et de la confidentialité dans HAL est insuffisante.

• Université de Poitiers :

Encore au stade de la réflexion. Dépôt légal électronique pour les thèses + dépôt des mémoires Mise en place d'un SI Recherche, avec idée de créer un portail dans HAL car les RH sont insuffisantes pour développer une AO institutionnelle. Etat des lieux des pratiques en cours

• Telecom Bretagne :

AO institutionnelle depuis 2004, qui fonctionne bien depuis 2006. Obligation de dépôt par les chercheurs ou par les assistants dans les laboratoires. L'AO est utilisée pour tous les rapports (rapport d'activités, évaluations…). Les publications sont poussées dans HAL. 10% de texte intégral Besoin en pédagogie Janvier 2014 : création d'un GT OA avec les chercheurs L'AO ne gère pas les embargos !

• Université de Bourgogne :

Portail HAL depuis 2009 (géré par un EC à la retraite !) Charte d'incitation au dépôt dans HAL Il fautmontrer aux chercheurs que leur intérêt est de déposer en AO en insistant sur la visibilité et sur la saisie unique ⇒ alléger la part administrative du travail du chercheur. Problème : les nomenclatures des publications entre l'AERES (et autres) et HAL ne coïncident pas Objectif : simplifier la vie du chercheur Le SCD ne s'occupe pas du portail HAL. Le SCD s'occupe du portail des thèses et travaux d'étudiants, commune aux universités de Bourgogne et de Franche-Comté. Difficulté : motivation des instances universitaires et lenteur des prises de décision

• Université de Tours :

Le SCD tente de généraliser le dépôt dans HAL. Le SCD a été peu écouté écouté jusqu'en 2013 avec l'arrivée d'un nouveau VP recherche. A l'origine, volonté d'imposer le dépôt dans HAL, mais aujourd'hui : incitation. Le VP veut travailler sur la motivation des EC, avec l'espoir que ça fasse tache d'huile. 1/3 de texte intégral dans HAL.

• Rennes 1 :

Existence d'un mission AO depuis fin 2011 au SCD. Objectif : dépôt du texte intégral des unités de recherche, en tenant compte des différentes tutelles Portail HAL depuis 2012. 1/3 de texte intégral, en progrès en 2013. La mission AO est inscrite dans le contrat d'établissement. La mission rend compte au VP recherche. La mission a mené de nombreuses visites de laboratoires et d'équipes, gère le référencement dans HAL (1 ETP contractuel + équipe SCD), effectue de la veille pour repérer les articles publiés dans des revues classées green ou blue dans Sherpa-Romeo (dans ce cas, le SCD demande l'article au chercheur en vue d'un dépôt dans HAL).

• INP Toulouse :

AO : OATAO Fonctionne plutôt bien car fort soutien de la Direction de la Recherche, de la direction de l'INP, et de la DSI. Presque 100% de texte intégral. Connexion HAL via des webservices. Pourquoi ça marche : un seul dépôt (car connecté à HAL), très peu de métadonnées (pas de métadonnées sur les droits : c'est le SCD qui s'en occupe). Dépôt par les chercheurs, par le personnel des laboratoires, par le SCD. Quand le chercheur envoie le PDF éditeur au SCD, le SCD retire les marques éditeur et les métadonnées présentes dans le PDF (pratique identique à l'ENSAM). Projet : archivage des données de la recherche

• Sciences Po Paris :

AO depuis 2005 (SPIRE). Au début : utilisation de DSpace. Aujourd'hui : plateforme maison (depuis 2010). 1/3 de texte intégral. Problème : peu de chercheurs déposent eux-mêmes. Le dépôt est fait par le personnel administratif des laboratoires. Pas de mandat de dépôt. Pas de connexion avec HAL à cause de l'instabilité de l'actuelle version de HAL (attente de la v3). L'AO permet de faire des rapports AERES sur mesure. Travail sur la gestion des données de la recherche.

• Université Paris-Descartes

Portail HAL mais pas utilisé : les dépôts dans HAL sont des dépôts qui redescendent de l'INSERM. Pas encore de décision sur la mise en place d'une AO maison ou d'un portail HAL qui serait véritablement géré par l'université. Peu de liens entre le SCD et le service de la valorisation de la recherche. Souhait d'intégrer les données de la recherche.

• EHESS :

2011 : deux AO, une pour les publications, et une pour les thèses (dans HAL). Une IGE chargée de mission (seule). Plus de 50% de texte intégral. Pas de service de documentation unique : travail en réseau de la chargée de mission avec les documentalistes et les responsables de valorisation. Pas de politique d'établissement, pas de décision prise au niveau de l'établissement, pas d'interlocuteur “établissement”.

• UPMC :

portail HAL depuis 2011, géré par le SCD. L'UPMC va s'inspirer de Rennes 1 pour que les dépôts soient pris en charge par le SCD.

• SICD 2 Grenoble :

Portail HAL depuis 2013. L'objectif était de permettre aux laboratoires qui n'en disposaient pas d'avoir un outil de gestion des publications. Le dépôt est fait par le personnel administratif des laboratoires. Problème : quid du dépôt des monographies SHS ? Problème : comment effectuer une reprise des données ? Problème : concurrence des réseaux sociaux consacrés à la recherche (Academia…) ⇒ pourquoi déposer dans l'AO alors que j'ai mes publications dans Academia ?

• UVSQ :

Ni AO ni portail HAL. Encore en phase de réflexion. Objectif : faire de la pédagogie auprès des instances pour que l'Université confie un projet AO au SCD, et faire de la pédagogie auprès des chercheurs. Problème : trouver des interlocuteurs à la Direction de la Recherche.

• Bibliothèque Diderot Lyon :

Objectif : démarrer un projet AO en s'appuyant sur ce qui avait été fait à l'ENS Sciences (AO institutionnelle en 2006, devenue depuis le portail HAL ENS Lyon). Problème : trouver sa légitimité dans le cadre d'une bibliothèque interétablissements (coexistence avec des SCD) ⇒ intervenir plutôt à l'ENS Certains chercheurs ne voient pas l'intérêt ni d'une AO institutionnelle, ni d'un portail HAL.

• Aix-Marseille :

Collection HAL. 1/3 de texte intégral. GT AO à l'université : préparer l'évolution de la collection HAL vers un portail HAL, puis vers une AO institutionnelle. Incitation financière au dépôt en AO : 15% de la part variable du financement des laboratoires dépend du dépôt dans HAL.

• Angers :

cf réunion du 21.X. 13

• Annaïg Mahé (URFIST Paris) :

La formation des chercheurs est difficile et problématique. Besoin de retours d'expériences.

• France Business School :

Pas de portail HAL ni d'AO institutionnelle. Monter un GT avec les enseignants-chercheurs.

• INSA Lyon :

Pas de politique d'établissement, mais l'INSA édicte des recommandations depuis 2006, surtout sur le signalement. A l'époque, le projet était porté par la Direction de la Recherche, pas par le SCD. Le dépôt se fait dans HAL, et l'OPAC du SCD moissonne HAL. Au printemps 2013, un bilan a été dressé de l'OA à l'INSA : les moteurs de recherche et les publications en OA sont peu connus. Les chercheurs de l'INSA Lyon publient peu en OA.

• Echanges :

Constat général : difficultés du travail avec HAL. HAL refuse de moissonner ! Faudrait-il faire venir quelqu'un du CCSD dans le GTAO ? Dans ce cas, il serait nécessaire de “déminer” le terrain auparavant. Autre idée : créer un sous-groupe spécifique sur les relations entre les AO institutionnelles et HAL ?

Beaucoup de chercheurs craignent que l'AO soit un outil d'évaluation de la recherche ⇒ il est indispensable de distinguer la question du dépôt en AO de celle de l'évaluation. L'AO ne doit pas être un outil d'évaluation, mais doit et peut être un outil de simplification de la vie du chercheur (une seule saisie).

Quelle sera l'articulation entre le GTAO et BSN4 ? BSN4 “nouvelle mouture” sera plus représentatif de l'ensemble des acteurs car jusqu'à présent, peu d'universités, peu d'adhérents de Couperin en font partie. Couperin sera acteur dans le nouveau BSN4. Couperin doit donc connaître les besoins de ses membres ⇒ le rôle du GTAO sera d'alimenter Couperin en vue des réunions BSN4. BSN : actions politiques ; GTAO : travail sur le terrain. NB : pas de nouvelles de BSN depuis le printemps.

• HAL :

Préparer le cahier des charges des demandes d'évolution de HAL, dans le cadre de la future UMS HAL. ⇒ A l'ordre du jour du prochain bureau professionnel de Couperin.

• Intéraction du GTAO avec les chercheurs :

Distinction GTAO et correspondants OA de Couperin. Couperin a demandé la désignation d'un binôme de correspondants Ao (chercheur + bibliothécaire).

• Organisation d'une journée d'études sur la publication ouverte ?

L'implication des chercheurs est délicate car la question divise. Cette question n'est pas prioritaire pour le GT.

• Priorité :

Priorité pour Couperin pour alimenter les travaux de BSN : connaître les pratiques de ses membres et savoir comment ils travaillent sur l'OA. Préparer un kit de bonnes pratiques pour porter la bonne parole de l'OA au sein de son établissement, auprès de ses chercheurs ⇒ tirer les bonnes pratiques des retours d'expérience.

• Travailler sur les questions juridiques :

Elaborer un contrat type, un addendum type… SHS : quid de la publication en OA des monographies ? ⇒travailler avec les éditeurs de monographies, et commencer avec les presses universitaires. Travailler sur les mécanismes qui permettraient d'obtenir le dépôt des publications en AO par le chercheur, et la gestion des questions relatives à l'accès et aux droits par d'autres que les chercheurs.

Eviter de demander au chercheur d'investir du temps pour négocier le bon contrat, pour connaître les conditions juridiques… ORBI, ENSAM, OATAO : distinguent le dépôt et la diffusion. ORBI demande le dépôt ; si l'article n'est pas disponible librement, on met en place le bouton “demander un tiré à part”.

• Négocier avec les éditeurs :

Embargos, contrat de diffusion… Le MESR devait faire une étude sur les durées d'embargos. Problème des embargos en SHS.

Division du GT en 4 sous-groupes :

• spécifications fonctionnelles des AO :

Services techniques, HAL, référentiels, AOI, bouton, scripts, statistiques…

• veille et communication :

Production d'information, diffusion de l'information produite par le GTAO, relance du site web OA (?), veille sur les données de la recherche…

• bonnes pratiques :

Sociologie de la publication,comment discuter avec les chercheurs et avec les instances, données de la recherche…

• questions juridiques :

contrat type, addendum…

Il est demandé aux membres du GTAO de se positionner sur un ou plusieurs groupes. Un wiki GTAO a été ouvert sur Renater. La prochaine réunion plénière du GTAO aura lieu vers fin janvier 2014.

cr_gtao_infocom_20140408.pdf

• Sous-groupe juridique :
  

Lister les questions juridiques qui se posent aux chercheurs : définition d'une version auteur, d'une version éditeur…⇒ FAQ
Travailler avec ShareLex
Relations avec éditeurs : modèle d'addendum ⇒ à préparer pour réunion BSN4 de mai. Important d'ajouter une lettre d'accompagnement. S'appuyer sur l'addendum préparé par OpenAIRE
Récupération de contrats éditeurs ⇒ nourrir la FAQ
Sensibilisation des éditeurs : tableau récapitulatif des politiques des éditeurs
Statut juridique des documents déposés en AO : travail sur les licences

• Sous-groupe bonnes pratiques :

mandat : état des lieux
questions juridiques : travail avec le sous-groupe juridique
revues hybrides, paiement APC…vrai/faux OA
projet de questionnaire à destination des jeunes chercheurs sur leurs pratiques d'OA
veille sur les données de la recherche

• Informations générales :
  

La réunion BSN4 du 25/03 a surtout été consacrée au problème de l'hybride et à la préparation d'une prise de position de BSN4 : position défavorable à l'hybride

Le G8 a décidé de créer un observatoire des coûts du gold ⇒ pour la France, cet observatoire est inscrit dans les axes de travail de BSN4.

Au sein du MESR, il y aurait un mouvement en faveur d'un mandat…prudence

Différents besoins d'enquêtes au sein du GTAO : créer une enquête générale sur les AO d'articles

Certains établissements ont proposé des projets dans le cadre de Foster en répondant à l'appel à projets européen ⇒ si ces projets sont retenus, ils seront financés par d'autres subventions que celles reçues par Couperin au titre de FOSTER.

• Rétroplanning :

20/04 : trouver 20 sites phares de formation à l'OA pour A. Dazy
16/05 : préparer le modèle d'addendum pour BSN (sous-groupe juridique + sous-groupe bonnes pratiques)
Fin juin : préparer l'enquête AO (GTAO plénier)
14/07 : être prêt pour l'OA Week (sous-groupe info-com) ⇒ préparer le courrier envoyé par Couperin pour inciter ses adhérents à participer. Ch. Oll contacte MyScienceWork pour l'informer que Couperin organise l'OA Week.
Fin septembre : disposer du film de promotion de l'OA (en vue de l'OA Week]

Prochaine réunion : 10/06, même schéma.

Plateforme pour sensibiliser les chercheurs à l'OA, pour optimiser le nombre d'articles en archives ouvertes, pour avoir des données chiffrées sur les articles disponibles chez un éditeur et en archive ouverte.

Logiciel web qui s'installe par institution. Pour chaque chercheur, le logiciel crée la liste de ses publications. Pour chaque publication, le logiciel indique si elle est déjà en archive ouverte ou non. En quelques clics, il est possible de déposer les métadonnées et le texte intégral dans une archive ouverte (pour l'instant : seulement Zenodo).

Permet de voir rapidement quels articles pourraient être déposés en AO facilement et légalement, sans passer par un formulaire de dépôt.

Pour l'installation, la liste des chercheurs et de leurs affiliations est nécessaire. L'équipe souhaite utiliser ORCID à l'avenir.

Dissem.in utilise la base de données de CrossRef pour récupérer les métadonnées des publications + les moteurs de recherche BASE et COAR + le moissonnage d'AO telles que ArXiv, HAL… Dissem.in récupère les informations sur les politiques des éditeurs depuis SHerpa.

L'équipe du projet souhaite développer la fonctionnalité de dépôt pour HAL mais elle rencontre beaucoup de problèmes avec l'API de HAL.

Quand un article est déposé via Dissem.in, un mail de notification est envoyé à l'auteur.

Pour déposer un article, il est possible d'utiliser l'AO institutionnelle (utilisation du protocole Sword).

Dissem.in est en test à l'ENS Paris ; la plateforme sera lancée officiellement pendant l'OA Week.

Pas encore de plan de pérennisation. André Dazy fait part au bureau de Couperin de l'intérêt d'un certain nombre de membres pour cet outil ⇒ Couperin pourrait-il soutenir le projet ?

Les sources sont disponibles sur GitHub. Contacter l'équipe : equipe@dissem.in