Mise en ligne des mémoires, thèses d'exercice, et HDR

Point sur le dépôt électronique

Au 01/06/2013 :

Composantes ayant adopté le dépôt électronique :
IEP (mémoires, dont mémoires de l'ex-IHEE), IUFM (mémoires), école d'orthophonie (mémoires), école de sages-femmes (mémoires)

Discussions en cours :
Département de médecine générale (mémoires), faculté dentaire (thèses d'exercice), faculté de géographie (mémoires), Direction de la Recherche (HDR)

Passer au dépôt électronique : mode d'emploi

Le dépôt et la diffusion électroniques des mémoires, des thèses d'exercice et des HDR n'étant encadrés par aucun texte réglementaire, et n'étant pas soumis à un dépôt légal, les pratiques diffèrent selon les composantes.

L'initiative de passer au dépôt électronique peut venir de la bibliothèque qui conserve ces documents, ou de la composante de soutenance. Les modalités de dépôt et de diffusion sont à définir entre le SCD et la composante, en fonction des besoins spécifiques de la composante. Par exemple, on pourra proposer de ne mettre en ligne qu'une sélection de mémoires (critères de sélection à définir par la composante).
Quelques principes s'imposent toutefois :

Seuls les travaux après soutenance sont déposés ;
la mise en ligne est soumise à l'autorisation de l'étudiant (signature d'un contrat de diffusion) ;
pour les mémoires, la mise en ligne est proposée par le jury de soutenance, en fonction de la qualité particulière du mémoire ;
le dépôt des fichiers est effectué par l'étudiant, sur la plateforme Dépôt-Thèses accessible via l'ENT étudiant ;
la consultation du texte intégral se fait par le biais de la plateforme Thèses-Unistra ;
les documents mis en ligne sont catalogués dans le SUDOC ;
dans le cas où la composante souhaite conserver une version papier, la gestion et la conservation de cette version papier incombent uniquement à la composante (pas de dépôt en bibliothèque) ;
le traitement documentaire est effectué par l'équipe de la bibliothèque concernée.

Pour tout projet de passage au dépôt électronique, il convient de se mettre en relation avec Adeline Rege, coordinateur thèses pour l'Université, qui travaillera en coopération avec la bibliothèque concernée.

Circuit de traitement des mémoires, thèses d'exercice et HDR électroniques

worlklow_traitement_memoires_20130619.docx

Le traitement documentaire des HDR est assuré par le service des thèses (département des collections).
Le traitement documentaire des thèses d'exercice et des mémoires est assurée par les catalogueurs des bibliothèques.
Le Coordinateur thèses de l'Université, Adeline Rege, assure un rôle de définition et de coordination de la politique de mise en ligne. Il est également l'interlocuteur de la DI, pour toutes les questions techniques.
La DI assure la maintenance et l'évolution des plateformes Dépôt-Thèses et Thèses-Unistra. Elle assure également le bon fonctionnement du script permettant la récupération des notices du SUDOC, leur conversion en Dublin Core, et leur import dans Thèses-Unistra.