WikiThèses Unistra

Pas à pas en 10 étapes de la mise en ligne des mémoires, des HDR et des thèses d'exercice

Préambule

L'étudiant dépose le fichier de son mémoire (format PDF), le contrat de diffusion signé (format PDF), ainsi que les résumés et les mots-clés de son mémoire (format Word ou LibreOffice) sur la plateforme Dépôt-Thèses, accessible via l'ENT étudiant.

Etape 1

Accès au serveur de dépôt

Connectez-vous au serveur gestion-thèses et vérifiez la présence de nouveaux fichiers de thèse d’exercice, de mémoire, ou d’HDR dans les dossiers du répertoire « Depot »

Tutoriel vidéo 1 : Se connecter au réseau pour la première fois

Lien externe vers la vidéo : connecter_reseau.mp4

Etape 2

Vérification des fichiers déposés

En cas de nouveau dépôt, vérifiez que tous les documents demandés à l’étudiant ont bien été déposés. Vérifiez notamment que le contrat de diffusion est daté et signé par l’étudiant, et que le fichier du mémoire est bien au format PDF non protégé.

En cas de problème (dossier incomplet, contrat non signé, fichier corrompu…), recontactez l'étudiant et demandez-lui d'effectuer un nouveau dépôt ☛ retour à l'étape 1
Si le dépôt a été correctement effectué, passez à l'étape 3

Etape 3

3.1 Nommage des fichiers

Renommez les fichiers de la manière suivante :

le fichier du mémoire : annee de soutenance_nom_prenom.pdf

le contrat de diffusion : annee de soutenance_nom_prenom_contrat.pdf

le fichier des résumés : annee de soutenance_nom_prenom_resumes.doc OU .odt

Ne pas utiliser les caractères accentués dans le nom du fichier

3.2 Rangement des documents d'accompagnement

Déplacez les documents d’accompagnement (contrat de diffusion, résumés et mots clés) dans le répertoire

T:\doc_administratifs\memoires\composante : pour les mémoires

T:\doc_administratifs\HDR : pour les HDR

T:\doc_administratifs\theses_exercice : pour les thèses d'exercice

3.3 Archivage du fichier du mémoire

Déplacez le fichier du mémoire dans le répertoire

T:\version_archivage\Memoires\composante : pour les mémoires

T:\version_archivage\Theses_exercice : pour les thèses d'exercice

Etape 4

Quel mode de diffusion a été choisi par l'étudiant?

Dans le contrat de diffusion, repérez le mode de diffusion choisi par l’étudiant, cela conditionne les étapes suivantes : Diffusion publique sur Internet ou Diffusion restreinte sur l'Intranet puis Passez à l'étape 5

Etape 5

Dépôt de la version de diffusion sur Partage SCD-theses

Si la diffusion sur Internet est autorisée dans le contrat de diffusion :

Déplacez le fichier dans le répertoire T:\Version_diffusion\public\memoires\annee de soutenance\composante

Exemple : pour un mémoire de l'IEP soutenu en 2013 et diffusé sur Internet : T:\version_diffusion\public\memoires\2013\IEP

Si l’étudiant a choisi la diffusion restreinte sur l'Intranet :

Déplacez le fichier dans le répertoire T:\version_diffusion\restreint\memoires\annee de soutenance\composante

Exemple : pour un mémoire de l'école d'orthophonie soutenu en 2013 et diffusé sur Intranet : T:\version_diffusion\restreint\memoires\2013\MED

Si l’étudiant a choisi l’embargo total provisoire :

Déplacez le fichier dans le répertoire T:\Version_prive\memoires_embargo\annee de soutenance

Etape 6

Comment paramétrer préalablement PDFCreator ? Création des Profils d'impression

Il est recommandé de créer préalablement des profils de conversion spécifiques, intégrant les paramétrages de l'option sécurité : Profil impression autorisée : pour les documents dont l'impression est autorisée par l'auteur Profil impression interdite : pour les documents dont l'impression n'est par autorisée par l'auteur Lors de l'impression, sélectionner le profil adéquat, selon l'option choisi par l'auteur du travail universitaire dans le contrat de diffusion qu'il a signé.

6.1 - Tutoriel vidéo 2 : Création d'un raccourci vers PDFCreator sur le bureau

Si le raccourci vers PDFCreator n'est pas disponible sur votre bureau, merci de le rajouter : voir le tutoriel ci-dessous.

Lien externe vers la vidéo : creer_raccourci_pdfcreator.mp4

6.2 - Tutoriel vidéo 3 : Création des Profils d'impression :

Lien externe vers la vidéo : profil_impression.mp4

Lien pour accéder à la procédure détaillée

ATTENTION!!! Si les profils d'impression ont déjà été créés sur votre poste de travail, ☛ passez directement à l'étape 7

Etape 7

Préparer la version de diffusion du mémoire

Paramétrages des droits d'accès du fichier PDF

L'étudiant dépose son mémoire dans un seul et unique fichier au format PDF. Pour protéger ce fichier, il sera imprimé avec PDFcreator, avec les profils précédemment créés ;
Consulter, préalablement, le contrat de diffusion signé par l'étudiant pour savoir quelle autorisation, a été délivrée.

Tutoriel vidéo 4 : Impression du mémoire avec paramétrage des droits dans le fichier

Lien externe vers la vidéo : impression_pdf.mp4

Lien pour accéder à la procédure détaillée

Note : le fichier PDF créé est accessible en lecture et protégé contre les modifications et contre le copier-coller. Vous pouvez retrouver les paramètres de restrictions dans les Propriétés de votre fichier PDF (accès via le menu Fichier > Propriétés).
NE PAS SAISIR de mot de passe pour l'ouverture ou la lecture du document.

Etape 8

8.1 Création de la notice dans le SUDOC

Créez la notice de catalogage dans le SUDOC : commande cre

voir les scripts créés par Nicole Krieger
Pour vous permettre d'effectuer les vérifications des imports dans Sebina et dans ORI-OAI, il vous est recommandé de noter le ppn de la notice créée.

Adaptation RDA-fr des zones ISBD

Mémoires, HDR et thèses d'exercice en ligne (Sudoc_ORI-OAI)

Télécharger le tableau en PDF des consignes pour les travaux universitaires électroniques (MAJ 02/05/2017)

Mémoires, HDR et thèses d'exercice en ligne (Sudoc_ORI-OAI)

Grilles de catalogage et remarques (documents mis à jour le 26 novembre 2019)

Les nouvelles grilles tiennent compte des évolutions des consignes d'enregistrement des points d'accès émises par l'Abes en 2019.

Mémoire (sans précision composante ni discipline)
Mémoire d'orthophonie
Mémoire de sage-femme
Habilitation à diriger des recherches (HDR)
Thèse d'exercice

Thèses d'exercice La création d'un numéro national des thèses est obligatoire dans le champ 029

Documents de référence

Liste fermée des composantes (mise à jour 2014)
UDS Offre de formations
Plan de classement
Thesaurus Orthophonie

Plus de documents de références : voir sur le Partage SCD Y:\Commun\Memoires_electroniques\disciplines

8.2 Réforme Indexation genre/forme : applicable au 7 janvier 2020

Un nouveau point d'accès 608$a sera créé pour l'indexation du genre/forme RAMEAU. Vous n'utiliserez alors qu'une seule entrée pour enregistrer votre Indexation de forme Thèses et écrits académiques. Ne plus utiliser les subdivisions sujets 6XX $x$2rameau.

Par contre, vous jonglerez entre deux systèmes d'indexation, Rameau et Fmesh, dont les syntaxes seront différentes, car l'indexation Fmesh n'évoluera pas en 2020. Pas de 608$2fmesh.

En résumé : Indexation Rameau : 608##$aThèses et écrits académiques$2rameau (ppn : 027253139) remplace la subdivision de forme 6XX##$aÉlement initial$xthèses et écrits académiques$2rameau. Indexation Fmesh : Nous continuerons à utiliser la subdivision **Dissertation universitaire** (ppn : 040839486) dans les points d'accès 6XX##$aÉlément initial$xDissertation universitaire$2fmesh

8.3 Création de l'URL d'accès au texte intégral

Lors du catalogage dans le SUDOC, vous devez impérativement renseigner l’URL qui permet d’accéder au document sur la plateforme Thèses-Unistra. Pour cela, vous devez saisir l’URL sur le modèle suivant :

8.3.1 Dans le cas d'un mémoire ou d'une thèse d'exercice

Cas 1 : le mémoire ou la thèse d'exercice est en accès Internet (i.e. le fichier est rangé dans le répertoire “public”):

https://publication-theses.unistra.fr/public/memoires/annee de soutenance/composante/nom du fichier : URL pour les mémoires ;

https://publication-theses.unistra.fr/public/theses_exercice/annee de soutenance/composante/nom du fichier : URL pour les thèses d'exercice ;

exemple : mémoire de l'IEP soutenu en 2013 : https://publication-theses.unistra.fr/public/memoires/2013/IEP/2013_nom_prenom.pdf
pour la composante, il faut utiliser le nom du répertoire de la composante sur le serveur gestion-thèses (code à trois caractères)
pour le nom du fichier, voir plus haut étape 4

Cas 2 : le mémoire ou la thèse d'exercice est en accès Intranet (i.e. le fichier est rangé dans le répertoire “restreint”) :

https://publication-theses.unistra.fr/restreint/memoires/annee de soutenance/composante/nom du fichier : URL pour les mémoires ;

https://publication-theses.unistra.fr/restreint/theses_exercice/annee de soutenance/composante/nom du fichier : URL pour les thèses d'exercice ;

exemple : mémoire de l'IEP soutenu en 2013 : https://publication-theses.unistra.fr/restreint/memoires/2013/IEP/2013_nom_prenom.pdf

Cas 3 : le mémoire ou la thèse d'exercice est en accès privé (i.e. le fichier est rangé dans le répertoire “privé”) :

https://publication-theses.unistra.fr : URL pour tous les fichiers confidentiels ou sous embargo

8.3.2 Dans le cas d'une HDR

Cas 1 : l'HDR est en accès Internet (i.e. le fichier est rangé dans le répertoire “public”):

https://publication-theses.unistra.fr/public/hdr/annee de soutenance/nom du fichier

exemple : HDR soutenue en 2013 : https://publication-theses.unistra.fr/public/hdr/2013/2013_nom_prenom.pdf
pour le nom du fichier, voir plus haut étape 4

Cas 2 : l'HDR est en accès Intranet (i.e. le fichier est rangé dans le répertoire “restreint”) :

https://publication-theses.unistra.fr/restreint/hdr/annee de soutenance/nom du fichier

exemple : HDR soutenue en 2013 : https://publication-theses.unistra.fr/restreint/hdr/2013/2013_nom_prenom.pdf

Cas 3 : l'HDR est en accès privé (i.e. le fichier est rangé dans le répertoire “privé”) :

https://publication-theses.unistra.fr

8.4 Création des autorités auteur

VOIR : https://wiki.scd.unistra.fr/theses/catalogage/noticeautorite/auteur

8.5 Exemplarisation dans le Sudoc

Attention!!!! L'arrivée du nouvel SIGB Sebina SOL, ne modifie pas les procédures d'exemplarisation dans le Sudoc pour les notices de mémoires électroniques.

8.5.1 Pour les mémoires électroniques :

En cas de Diffusion sur Internet L'exemplaire sera toujours du type : e01 ‎$a16-09-14‎$bx 930 ##‎$b674829902‎$aMémoire électronique‎$jg
En cas de diffusion sur l'Intranet, vous pouvez y rajouter le champ E856 : e01 ‎$a16-09-14‎$bx 930 ##‎$b674829902‎$aMémoire électronique‎$jg E856 4#‎$qPDF‎$uURL‎$2Accès contrôlé au texte intégral (avec un champ 300 dans la notice)

8.5.2 Pour les HDR électroniques :

L'exemplaire sera toujours du type : e01 ‎$a16-09-14‎$bx 930 ##‎$b674829902‎$aHDR électronique‎$jg

8.5.3 Pour les thèses d'exercice électroniques :

L'exemplaire sera toujours du type : e01 ‎$a16-09-14‎$bx 930 ##‎$b674829902‎$aThèse d'exercice électronique‎$jg : si la thèse n'est pas disponible pour le PEB 930 ##‎$b674829902‎$aThèse d'exercice électronique‎$ju : si la thèse est disponible pour le PEB
Thèses d'exercice Enregistrer sur le Partage Y:\Commun\PEB_theses, dans l'onglet Thèses d'exercice, les thèses disponibles pour le PEB

Etape 9

9.1 Traitement dans Sebina SOL

Attendre le lendemain, le temps que la notice du SUDOC ait été importée dans Sebina Sol :

Se connecter à Sebina Sol ;

Effectuer une recherche par ppn ;

Ouvrir la notice en cliquant sur le titre dans la liste des résultats ;

Modifier la notice (icône dans le menu vertical gauche) ;

Modifier le Type de publication dans la notice bibliographique : sélectionner Mémoire dans la liste déroulante ensuite Confirmer la modification

9.2 Traitement ORI-OAI

Attendre quelques jours après avoir créé la notice dans le SUDOC, le temps que la notice du SUDOC ait été importée dans Thèses-Unistra par la DI.

Connectez-vous à Thèses-Unistra

http://theses.unistra.fr/ori-oai-workflow/jsp/login.faces
Cliquez sur “authentification CAS” et authentifiez-vous à l'aide de vos identifiants ENT

Allez dans le tableau de bord

Dans “liste des ressources en cours de traitement ou traitées”, cliquez sur “ensemble des fiches” (mémoires ou HDR)

Dans le tableau de bord, repérez la notice que vous aviez créée dans le SUDOC, et cliquez sur “éditer”

IMPORTANT Les modifications dans le Sudoc engendrent un nouvel import qui n'écrase pas les anciennes notices dans ORI-OAI. Il est important de vérifier préalablement au traitement si la notice n'existe déjà pas. 2 méthodes de vérification à partir du tableau de bord ORI-OAI : Soit dans Mémoires (ou HDR) » Ensemble de fiches, trier la liste des ressources (mémoires ou HDR) par Titre en cliquant sur la flèche verte dans l'entête du tableau. Soit effectuer une recherche par mot Auteur ou par mots du titre dans le moteur de recherche en haut à droite de la page. En cas de présence de doublons, passez à la procédure de l'étape 10

la notice s'affiche : vérifiez les métadonnées déjà saisies, le cas échéant corrigez-les (ex : dans le champ titre, supprimez “ressource électronique”)

complétez les métadonnées manquantes :

pour tous les documents : champ “mots-clés” : cliquez sur l'indice Dewey. Le plan de classement s'affiche sous la forme d'un menu déroulant. Sélectionnez l'intitulé qui correspond à l'indice en cliquant dessus. Cela permet d'avoir l'intitulé de l'indice Dewey “en clair”, dans la notice. Cela permet également à l'usager d'effectuer une recherche thématique dans Thèses-Unistra.
pour tous les documents : Champ “Droits” : 2 sous-champs à remplir (par menu déroulant) « diffusion publique sur internet » ou « diffusion restreinte sur Intranet » « impression autorisée » ou « impression non autorisée »
pour les mémoires d'orthophonie : champ “type” : saisir “orthophonie”

cliquez sur “sauvegarder et quitter”

retournez sur le tableau de bord, et cliquez sur “publier”

un nouvel écran s'affiche, cliquez sur “ok”

* Fin du traitement : la notice est mise en ligne, et est consultable par le public sur Thèses-Unistra !http://theses.unistra.fr
Comment modifier le formulaire OAI DC lorsque le document est déjà publié en ligne : Dans Thèses-Unistra, vous pouvez facilement dépublier une notice qui a été publiée, par exemple pour y apporter des modifications. Dans le tableau de bord, il suffit de cliquer sur “mes fiches publiées”, puis sur “rendre privé”. Vous retrouverez votre notice dans le tableau de bord, dans “ensemble des fiches”. Vous pourrez ensuite éditer le formulaire de catalogage et modifier les données. Vous devrez enfin publier la notice de la même manière que lors de la première publication.

Etape 10

Traitement des doublons

Si vous êtes en présence de doublons dans ORI-OAI :

Allez dans le tableau de bord,

Dans liste des ressources en cours de traitement ou traitées, cliquez sur ensemble des fiches (mémoires ou HDR),

Triez la liste des ressources par Titre,

Sélectionnez la dernière notice réimportée suite à de nouvelles modifications dans le Sudoc. Cette notice devrait avoir un statut Privé. Puis, cliquez sur le bouton supprimer.

Repérez l'ancienne notice, ayant en principe un statut Public, dans la liste des ressources et cliquez sur rendre privé. Vous pourrez ensuite accéder au formulaire Dublin core en cliquant sur Fiche OAI DC, modifier les données dans le formulaire et enregistrer ces modifications.

Vous pourrez ensuite publier la notice de la même manière que lors de la première publication (voir à la fin de l'étape 9).