Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- theses:memoires:memoires_en_ligne_mode_emploi [2021/06/17 16:34]
Anne Gillium [Comment paramétrer préalablement PDFCreator ? Création des Profils d'impression]
+++ — (Version actuelle)
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-**WikiThèses Unistra**
-====== Pas à pas en 10 étapes de la mise en ligne des mémoires, des HDR et des thèses d'exercice ======
-===== Préambule =====
-L'étudiant dépose le **fichier de son mémoire** (format PDF), le **contrat de diffusion signé** (format PDF), ainsi que les **résumés et les mots-clés** de son mémoire (format Word ou LibreOffice) sur la plateforme Dépôt-Thèses, accessible //via //l'ENT étudiant.
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-===== Etape 1 =====
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-==== Accès au serveur de dépôt====
-Connectez-vous au serveur gestion-thèses et vérifiez la présence de nouveaux fichiers de thèse d’exercice, de mémoire, ou d’HDR dans les dossiers du répertoire **« Depot »**
-__**Tutoriel vidéo 1 : Se connecter au réseau pour la première fois**__
-  * [[https://seafile.unistra.fr/f/4e8137bc87/|Lien externe vers la vidéo : connecter_reseau.mp4]]
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-===== Etape 2 =====
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-==== Vérification des fichiers déposés ====
-En cas de nouveau dépôt, vérifiez que tous les documents demandés à l’étudiant ont bien été déposés. Vérifiez notamment que le contrat de diffusion est **daté et signé par l’étudiant**, et que le fichier du mémoire est bien au** format PDF non protégé**.
-<note warning>En cas de problème (dossier incomplet, contrat non signé, fichier corrompu...), recontactez l'étudiant et demandez-lui d'effectuer un nouveau dépôt ☛  **retour à l'étape 1**</note>
-<note important>Si le dépôt a été correctement effectué, **passez à l'étape 3**</note>
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-===== Etape 3 =====
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-==== 3.1 Nommage des fichiers ====
-Renommez les fichiers de la manière suivante :
-  * le fichier du mémoire    : **annee de soutenance_nom_prenom.pdf**
-  * le contrat de diffusion  : **annee de soutenance_nom_prenom_contrat.pdf**
-  * le fichier des résumés   : **annee de soutenance_nom_prenom_resumes.doc OU .odt **
-<note warning>Ne pas utiliser les caractères accentués dans le nom du fichier</note>
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-==== 3.2 Rangement des documents d'accompagnement ====
-Déplacez les documents d’accompagnement (contrat de diffusion, résumés et mots clés) dans le répertoire
-  * **T:\doc_administratifs\memoires\composante** : pour les mémoires
-  * **T:\doc_administratifs\HDR ** : pour les HDR
-  * **T:\doc_administratifs\theses_exercice** : pour les thèses d'exercice
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-==== 3.3 Archivage du fichier du mémoire ====
-Déplacez le fichier du mémoire dans le répertoire
-  * **T:\version_archivage\Memoires\composante** : pour les mémoires
-  * **T:\version_archivage\Theses_exercice** : pour les thèses d'exercice
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-===== Etape 4 =====
-----
-==== Quel mode de diffusion a été choisi par l'étudiant? ====
-<note important>
-Dans le **contrat de diffusion**, repérez le **mode de diffusion** choisi par l’étudiant, cela conditionne les étapes suivantes :
-  * Diffusion publique sur **Internet**
-  * ou Diffusion restreinte sur l'**Intranet**
-puis **Passez à l'étape 5** </note>
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-===== Etape 5 =====
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-==== Dépôt de la version de diffusion sur Partage SCD-theses ====
-     * Si la **diffusion sur Internet est autorisée** dans le contrat de diffusion :
-Déplacez le fichier dans le répertoire **T:\Version_diffusion\public\memoires\annee de soutenance\composante**
-<note>
-__Exemple__ : pour un mémoire de l'IEP soutenu en 2013 et diffusé sur Internet : **T:\version_diffusion\public\memoires\2013\IEP** </note>
-      * Si l’étudiant a choisi **la diffusion restreinte sur l'Intranet** :
-Déplacez le fichier dans le répertoire **T:\version_diffusion\restreint\memoires\annee de soutenance\composante**
-<note>
-__Exemple__ : pour un mémoire de l'école d'orthophonie soutenu en 2013 et diffusé sur Intranet : **T:\version_diffusion\restreint\memoires\2013\MED** </note>
-      * Si l’étudiant a choisi l’**embargo total provisoire** :
-Déplacez le fichier dans le répertoire **T:\Version_prive\memoires_embargo\annee de soutenance**
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-===== Etape 6 =====
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-==== Comment paramétrer préalablement PDFCreator ? Création des Profils d'impression ====
-<note>
-Il est recommandé de créer préalablement des profils de conversion spécifiques, intégrant les paramétrages de l'option sécurité :
-  * Profil **impression autorisée** : pour les documents dont l'impression est autorisée par l'auteur
-  * Profil **impression interdite** : pour les documents dont l'impression n'est par autorisée par l'auteur
-Lors de l'impression, sélectionner le profil adéquat, selon l'option choisi par l'auteur du travail universitaire dans le contrat de diffusion qu'il a signé.
-</note>
-__**6.1 - Tutoriel vidéo 2 : Création d'un raccourci vers PDFCreator sur le bureau**__
-Si le raccourci vers PDFCreator n'est pas disponible sur votre bureau, merci de le rajouter : voir le tutoriel ci-dessous.
-  * [[https://seafile.unistra.fr/f/894a135a2b/|Lien externe vers la vidéo : creer_raccourci_pdfcreator.mp4]]
-Vous trouvez l'application dans le menu Windows :
-{{:collections:installer PdfCreator.png?740x425|Impression autorisée }}
-__**6.2 - Tutoriel vidéo 3 : Création des Profils d'impression**__ :
-  * [[https://seafile.unistra.fr/lib/a8aa2cf0-01c6-41bc-b831-75bd88418e72/file/Pdfcreator_v3.2.2_profil_impression.mp4/|Lien externe vers la vidéo : Pdfcreator_v3.2.2_profil_impression.mp4]]
-  * [[https://wiki.scd.unistra.fr/theses/memoires/parametrage_pdfcreator|Lien pour accéder à la procédure détaillée]]
-<note important>
-**ATTENTION!!!**
-Si les profils d'impression ont déjà été créés sur votre poste de travail,
-☛ ** passez directement à l'étape 7**</note>
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-===== Etape 7 =====
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-====  Préparer la version de diffusion du mémoire ====
-**__Paramétrages des droits d'accès du fichier PDF__**
-<note>
-L'étudiant dépose son mémoire dans **__un seul et unique fichier__** au format PDF. Pour protéger ce fichier, il sera imprimé avec PDFcreator, avec les profils précédemment créés ;
-</note>
-<note warning>
-Consulter, préalablement, le contrat de diffusion signé par l'étudiant pour savoir quelle autorisation, a été délivrée.</note>
-__**Tutoriel vidéo 4 : Impression du mémoire avec paramétrage des droits dans le fichier **__
-  * [[https://seafile.unistra.fr/f/7c133f0de3/|Lien externe vers la vidéo : impression_pdf.mp4]]
-  * [[https://wiki.scd.unistra.fr/theses/memoires/impression_memoire_pdfcreator|Lien pour accéder à la procédure détaillée]]
-<note>
-**__Note__**  : le fichier PDF créé est accessible en lecture et protégé contre les modifications et contre le copier-coller. Vous pouvez retrouver les paramètres de restrictions dans les Propriétés de votre fichier PDF (accès via le menu **Fichier > Propriétés**).</note>
-<note warning>**NE PAS SAISIR** de mot de passe pour l'ouverture ou la lecture du document.</note>
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-===== Etape 8 =====
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-==== 8.1 Création de la notice dans le SUDOC ====
-Créez la notice de catalogage dans le SUDOC : commande **cre**
-<note tip>voir les scripts créés par Nicole Krieger</note>
-<note>
-Pour vous permettre d'effectuer les vérifications des imports dans Sebina et dans ORI-OAI, il vous est recommandé de noter le ppn de la notice créée.</note>
-=== Adaptation RDA-fr des zones ISBD ===
-  * Mémoires, HDR et thèses d'exercice en ligne (Sudoc_ORI-OAI)
-{{:theses:catalogage:noticebibliographique:2_RDA-fr_Trav_univ_electronique.pdf |Télécharger le tableau en PDF des consignes pour les travaux universitaires électroniques (MAJ 02/05/2017) }}
-{{ :theses:catalogage:noticebibliographique:rda_fr_memoire_enligne.png?nolink | Mémoires, HDR et thèses d'exercice en ligne (Sudoc_ORI-OAI)}}
-=== Grilles de catalogage et remarques (documents mis à jour le 26 novembre 2019) ===
-Les nouvelles grilles tiennent compte des évolutions des consignes d'enregistrement des points d'accès émises par l'Abes en 2019.
-{{:theses:catalogage:noticebibliographique:script_winibw_2020.zip| Nouveaux scripts de catalogage (7 janvier 2020) }}
-{{:collections:theses:start:memoires_en_ligne:memoire.pdf|Mémoire (sans précision composante ni discipline)}}\\
-{{:collections:theses:start:memoires_en_ligne:memorthophelec.pdf|Mémoire d'orthophonie}}\\
-{{:collections:theses:start:memoires_en_ligne:memsagefemme.pdf|Mémoire de sage-femme}}\\
-{{:collections:theses:start:memoires_en_ligne:hdr.pdf|Habilitation à diriger des recherches (HDR)}}\\
-{{:collections:theses:start:memoires_en_ligne:theseexercice.pdf|Thèse d'exercice}}\\
-<note warning>
-**Thèses d'exercice** \\
-La création d'un numéro national des thèses est obligatoire dans le champ 029
-</note>
-=== Documents de référence ===
-{{:collections:theses:liste_composantes_memoires2014.pdf|Liste fermée des composantes (mise à jour 2014)}}\\
-{{:collections:theses:uds_offre_formation_2013-2014_bdv2.pdf|UDS Offre de formations}}\\
-{{:collections:theses:plan_de_classement_ori_oai_v1.pdf|Plan de classement}}\\
-{{:collections:theses:thesaurus_memophonie_version_definitive.pdf|Thesaurus Orthophonie}}\\
-Plus de documents de références : voir sur le Partage SCD __Y:\Commun\Memoires_electroniques\disciplines__
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-==== 8.2 Réforme Indexation genre/forme : applicable au 7 janvier 2020 ====
-Un nouveau point d'accès 608$a sera créé pour l'indexation du genre/forme RAMEAU. Vous n'utiliserez alors qu'une seule entrée pour enregistrer votre Indexation de forme **Thèses et écrits académiques**. Ne plus utiliser les subdivisions sujets 6XX $x$2rameau.
-Par contre, vous jonglerez entre deux systèmes d'indexation, Rameau et Fmesh, dont les syntaxes seront différentes, car l'indexation Fmesh n'évoluera pas en 2020. **Pas de 608$2fmesh**.
-<note tip>
-__En résumé :__
-- Indexation Rameau : 608##$aThèses et écrits académiques$2rameau (ppn : 027253139) remplace la subdivision de forme 6XX##$aÉlement initial$xthèses et écrits académiques$2rameau.
-- Indexation Fmesh :Nous continuerons à utiliser la subdivision **Dissertation universitaire**  (ppn : 040839486) dans les points d'accès 6XX##$aÉlément initial$xDissertation universitaire$2fmesh
-</note>
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-==== 8.3 Création de l'URL d'accès au texte intégral ====
-Lors du catalogage dans le SUDOC, vous devez impérativement renseigner l’URL qui permet d’accéder au document sur la plateforme Thèses-Unistra. Pour cela, vous devez saisir l’URL sur le modèle suivant :
-=== 8.3.1 Dans le cas d'un mémoire ou d'une thèse d'exercice ===
-  * **__Cas 1__ :** le mémoire ou la thèse d'exercice est en **accès Interne**t (i.e. le fichier est rangé dans le répertoire "public"):\\
-[[https://publication-theses.unistra.fr/public/memoires/annee de soutenance/composante/nom du fichier]] : URL pour les mémoires ;
-[[https://publication-theses.unistra.fr/public/theses_exercice/annee de soutenance/composante/nom du fichier]] : URL pour les thèses d'exercice ;
-<note>exemple : mémoire de l'IEP soutenu en 2013 : https://publication-theses.unistra.fr/public/memoires/2013/IEP/2013_nom_prenom.pdf</note>
-<note important>pour la composante, il faut utiliser le nom du répertoire de la composante sur le serveur gestion-thèses (code à trois caractères)</note>
-<note important>pour le nom du fichier, voir plus haut étape 4</note>
-  * **__Cas 2 :__** le mémoire ou la thèse d'exercice est en **accès Intranet** (i.e. le fichier est rangé dans le répertoire "restreint") :\\
-[[https://publication-theses.unistra.fr/restreint/memoires/annee de soutenance/composante/nom du fichier]] : URL pour les mémoires ;
-[[https://publication-theses.unistra.fr/restreint/theses_exercice/annee de soutenance/composante/nom du fichier]] : URL pour les thèses d'exercice ;
-<note>exemple : mémoire de l'IEP soutenu en 2013 : https://publication-theses.unistra.fr/restreint/memoires/2013/IEP/2013_nom_prenom.pdf</note>
-  * **__Cas 3__** : le mémoire ou la thèse d'exercice est en **accès privé** (i.e. le fichier est rangé dans le répertoire "privé") :\\
-[[https://publication-theses.unistra.fr]] : URL pour tous les fichiers confidentiels ou sous embargo
-=== 8.3.2 Dans le cas d'une HDR ===
-   * **__Cas 1__** : l'HDR est en **accès Internet** (i.e. le fichier est rangé dans le répertoire "public"):\\
-[[https://publication-theses.unistra.fr/public/hdr/annee de soutenance/nom du fichier]]
-<note>exemple : HDR soutenue en 2013 : https://publication-theses.unistra.fr/public/hdr/2013/2013_nom_prenom.pdf</note>
-<note important>pour le nom du fichier, voir plus haut étape 4</note>
-  * **__Cas 2 :__** l'HDR est en **accès Intranet** (i.e. le fichier est rangé dans le répertoire "restreint") :\\
-[[https://publication-theses.unistra.fr/restreint/hdr/annee de soutenance/nom du fichier]]
-<note>exemple : HDR soutenue en 2013 : https://publication-theses.unistra.fr/restreint/hdr/2013/2013_nom_prenom.pdf</note>
-  * ** __Cas 3 :__** l'HDR est en accès privé (i.e. le fichier est rangé dans le répertoire "privé") :\\
-[[https://publication-theses.unistra.fr]]
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-==== 8.4 Création des autorités auteur ====
-**__VOIR__** : [[https://wiki.scd.unistra.fr/theses/catalogage/noticeautorite/auteur |]]
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-==== 8.5 Exemplarisation dans le Sudoc ====
-<note warning>
-**Attention!!!! **
-L'arrivée du nouvel SIGB Sebina SOL, **__ne modifie pas__** les procédures d'exemplarisation dans le Sudoc pour les notices de mémoires électroniques.
-</note>
-  * __**8.5.1 Pour les mémoires électroniques :**__
-<note important>
-**En cas de  Diffusion sur Internet**
-L'exemplaire sera toujours du type :
-  * **e01 ‎$a16-09-14‎$bx**
-  * **930 ##‎$b674829902‎$aMémoire électronique‎$jg**
-</note>
-<note tip>
-En cas de **diffusion sur l'Intranet**, vous pouvez y rajouter le champ E856 :
-  * **e01 ‎$a16-09-14‎$bx** \\
-  * **930 ##‎$b674829902‎$aMémoire électronique‎$jg** \\
-  * **E856 4#‎$qPDF‎$uURL‎$2Accès contrôlé au texte intégral** //(avec un champ 300 dans la notice)//
-</note>
-  *  __**8.5.2 Pour les HDR électroniques :**__
-<note important>
-L'exemplaire sera toujours du type :
-  * **e01 ‎$a16-09-14‎$bx**
-  * **930 ##‎$b674829902‎$aHDR électronique‎$jg**
-</note>
-  * __**8.5.3 Pour les thèses d'exercice électroniques :**__
-<note important>
-L'exemplaire sera toujours du type : \\
-  * **e01 ‎$a16-09-14‎$bx**
-  * **930 ##‎$b674829902‎$aThèse d'exercice électronique‎$jg** : //si la thèse n'est pas disponible pour le PEB
-//
-  * **930 ##‎$b674829902‎$aThèse d'exercice électronique‎$ju** : //si la thèse est disponible pour le PEB//
-</note>
-<note warning>
-**Thèses d'exercice**
-Enregistrer sur le Partage Y:\Commun\PEB_theses, dans l'onglet Thèses d'exercice, les thèses disponibles pour le PEB
-</note>
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-===== Etape 9 =====
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-==== 9.1 Traitement dans Sebina SOL ====
-Attendre le lendemain, le temps que la notice du SUDOC ait été importée dans Sebina Sol :
-  * Se connecter à Sebina Sol ;
-  * Effectuer une recherche par ppn ;
-  * Ouvrir la notice en cliquant sur le titre dans la liste des résultats ;
-  * Modifier la notice (icône dans le menu vertical gauche) ;
-  * Modifier le **Type de publication** dans la notice bibliographique : sélectionner **Mémoire** dans la liste déroulante ensuite Confirmer la modification
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-==== 9.2 Traitement ORI-OAI ====
-Attendre quelques jours après avoir créé la notice dans le SUDOC, le temps que la notice du SUDOC ait été importée dans Thèses-Unistra par la DI.
-  * Connectez-vous à Thèses-Unistra
-http://theses.unistra.fr/ori-oai-workflow/jsp/login.faces\\
-Cliquez sur "authentification CAS" et authentifiez-vous à l'aide de vos identifiants ENT
-  * Allez dans le tableau de bord
-  * Dans "liste des ressources en cours de traitement ou traitées", cliquez sur "ensemble des fiches" (mémoires ou HDR)
-  * Dans le tableau de bord, repérez la notice que vous aviez créée dans le SUDOC, et cliquez sur "éditer"
-<note important>**IMPORTANT**
-Les modifications dans le Sudoc engendrent un nouvel import qui n'écrase pas les anciennes notices dans ORI-OAI. Il est important de vérifier préalablement au traitement si la notice n'existe déjà pas.
-méthodes de vérification à partir du tableau de bord ORI-OAI :
-  * Soit dans Mémoires (ou HDR) >> Ensemble de fiches, trier la liste des ressources (mémoires ou HDR) par **Titre** en cliquant sur la flèche verte dans l'entête du tableau.
-  * Soit effectuer une recherche par **mot Auteur** ou par **mots du titre** dans le moteur de recherche en haut à droite de la page.
-En cas de présence de doublons, passez à la procédure de l'étape 10
- </note>
-  * la notice s'affiche : vérifiez les métadonnées déjà saisies, le cas échéant corrigez-les (ex : dans le champ titre, supprimez "ressource électronique")
-  * complétez les métadonnées manquantes :
-<note>pour tous les documents : champ "mots-clés" : cliquez sur l'indice Dewey. Le plan de classement s'affiche sous la forme d'un menu déroulant. Sélectionnez l'intitulé qui correspond à l'indice en cliquant dessus. Cela permet d'avoir l'intitulé de l'indice Dewey "en clair", dans la notice. Cela permet également à l'usager d'effectuer une recherche thématique dans Thèses-Unistra. </note>
-<note>pour tous les documents : Champ "Droits" : 2 sous-champs à remplir (par menu déroulant)
-« diffusion publique sur internet »  ou « diffusion restreinte sur Intranet »
-« impression autorisée » ou « impression non autorisée »
-</note>
-<note>pour les mémoires d'orthophonie : champ "type" : saisir "orthophonie"</note>
-  * cliquez sur "sauvegarder et quitter"
-  * retournez sur le tableau de bord, et cliquez sur "publier"
-  * un nouvel écran s'affiche, cliquez sur "ok"
-<note important>
-* Fin du traitement : la notice est mise en ligne, et est consultable par le public sur Thèses-Unistra !http://theses.unistra.fr</note>
-<note tip>
-**Comment modifier le formulaire OAI DC lorsque le document est déjà publié en ligne :**\\
-Dans Thèses-Unistra, vous pouvez facilement dépublier une notice qui a été publiée, par exemple pour y apporter des modifications. \\
-Dans le tableau de bord, il suffit de cliquer sur **"mes fiches publiées"**, puis sur **"rendre privé"**.
-Vous retrouverez votre notice dans le tableau de bord, dans **"ensemble des fiches"**. \\
-Vous pourrez ensuite éditer le formulaire de catalogage et modifier les données. Vous devrez enfin publier la notice de la même manière que lors de la première publication. </note>
-----
-===== Etape 10 =====
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-==== Traitement des doublons ====
-**Si vous êtes en présence de doublons dans ORI-OAI** :
-  * Allez dans le tableau de bord,
-  * Dans **liste des ressources en cours de traitement ou traitées**, cliquez sur **ensemble des fiches** (mémoires ou HDR),
-  * Triez la liste des ressources par **Titre**,
-  * Sélectionnez la dernière notice réimportée suite à de nouvelles modifications dans le Sudoc. Cette notice devrait avoir un statut **Privé**. Puis, cliquez sur le bouton **supprimer**.
-  * Repérez l'ancienne notice, ayant en principe un statut ** Public**, dans la liste des ressources et cliquez sur **rendre privé**. Vous pourrez ensuite accéder au formulaire Dublin core en cliquant sur **Fiche OAI DC**, modifier les données dans le formulaire et enregistrer ces modifications.
-  * Vous pourrez ensuite publier la notice de la même manière que lors de la première publication (voir à la fin de l'étape 9).
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