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**WikiThèses Unistra**


====== I. DÉPÔT DANS LE RÔLE SCOL et FICH ======

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===== A. Les grandes étapes =====


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==== 1. Contrôler les documents reçus sur le serveur ====

  * {{:collections:theses:recapitulatif_documents_2013.pdf|Récapitulatif des documents à fournir après la soutenance}}
  * {{:collections:theses:recap_controle_extrait.pdf|Contrôle des fichiers}}


Après la soutenance, le docteur doit toujours déposer les deux versions de sa thèse : 

  * la** version d'archivage de la thèse** : La version complète de sa thèse sera déposée sur le serveur d'archivage pérenne des données scientifiques mis en place par le CINES. 
<note important>
La conformité du format PDF y est exigée et est à vérifier par le test sur le serveur FACILE:

{{:collections:theses:document-bleu-fichier-g13283-papier-icone-9415-96.png?nolink&30|}}http://facile.cines.fr/index.jsf.


Les fichiers PDF 1.4 ne sont plus acceptés depuis juillet 2012. 

 
</note>

<note>Le fichier de la version d'archivage ne doit jamais être verrouillé. 

</note>


  * la** version de diffusion de la thèse** : cette version de la thèse sera protégée et sera accessible au public  sur l'Intranet ou sur Internet, selon les options choisies dans le contrat.  Il s’agira, le cas échéant, de la version incomplète de la thèse, telle que validée par le jury de soutenance après les éventuelles corrections et après retrait des des éléments sous droit d’auteur (extraits, articles, images, tableau ...) 

Il doit également déposer :
  * la version scannée du **contrat de diffusion de la thèse** après l'avoir complété et signé
  * la version scannée du **formulaire d'enregistrement** complété, daté et signé
  * un fichier texte contenant les** résumés et les mots-clés**

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==== 2. Nommer et Ranger les documents dans les répertoires ====


=== 2.1. Contrôle du nommage des fichiers ===

<note>
      * nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale.pdf : pour la version de diffusion de la thèse ;

      * nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale_A.pdf : pour la version d'archivage de la thèse ;

      * nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale_INC.pdf : pour la version incomplète de la thèse ;

      * nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale_formulaire.pdf : pour le formulaire d'enregistrement ;

      * nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale_contrat.pdf : pour le contrat de diffusion ;

      * nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale_resumes.doc : pour le fichier des résumés.
</note>


<note tip>
**__Export vers TEL des thèses__** 

Afin de faciliter l'export des thèses vers TEL, les éléments suivants doivent être conformes aux recommandations du CCSD:

  * pas de caractères accentués, pas d'espace les noms de fichier;
  * taille maximale du fichier : 80 Mo : limite imposée par TEL ;
  * Le fichier déposé ne doit pas être verrouillé ;
  * si il y a plusieurs fichiers, nommage conforme et contenant le terme « annexe » dans tout ce qui n’est pas le fichier principal ;
  * le fichier principal de thèse doit comporter une page de garde avec mention de l’auteur, du titre, de la composition du jury, de la date de soutenance et de l’université ;
  * en cas d’annexes en format PDF, il faut construire le nom du fichier sous la forme : « nom_du_fichier_annexes.pdf » ;
  * s’il y a plusieurs fichiers annexes, on les numérotera ainsi : « nom_du_fichier_1_annexes.pdf, nom_du_fichier_2_annexes.pdf, nom_du_fichier_3_annexes.pdf, etc… » ;
  * les fichiers dans les autres formats que du texte (son, images…) sont automatiquement considérés comme des annexes . 

</note>

<note>**Pour en savoir plus : **

http://documentation.abes.fr/aidestar/exports/archivage_perenne/principe/formats.html

http://documentation.abes.fr/aidestar/exports/plateforme_tel/fichiers.html

</note>

=== 2.1. Les répertoires de rangement ===

  * {{:collections:theses:mode_emploi_gestion_theses_fd_20120425_maj.pdf| Gestion des thèses sur le serveur}}


^ Documents à ranger                 ^ Répertoires                        ^
^ 1 - contrat + formulaire + résumés | \\vfiler-ad-share.ad.unistra.fr\scd-theses$\depot\theses_doctorat\00-Theses_a_traiter\01_depot_complet |
^ 2 - version d'archivage de la thèse | \\vfiler-ad-share.ad.unistra.fr\scd-theses$\version_archivage| 
^ 3 - version de diffusion de la thèse| |   
^ 3a- si thèse confidentielle (voir avis du jury) | \\vfiler-ad-share.ad.unistra.fr\scd-theses$\version_prive|
^ 3b- si diffusion publique Internet (voir contrat de diffusion)|\\vfiler-ad-share.ad.unistra.fr\scd-theses$\version_diffusion\public\theses_doctorat|
^ 3c- si diffusion intranet (voir contrat de diffusion) |\\vfiler-ad-share.ad.unistra.fr\scd-theses$\version_diffusion\restreint\theses_doctorat |
^ 3d- si thèse non confidentielle sous embargo (voir contrat de diffusion) |\\vfiler-ad-share.ad.unistra.fr\scd-theses$\version_diffusion\restreint\theses_doctorat |  

<note important>La diffusion sur l'intranet de la version de diffusion est obligatoire sauf en cas de confidentialité prononcée par le jury.</note>

<note warning>Les thèses **ne pouvant être reproduites** seront diffusées **UNIQUEMENT** sur l'**intranet universitaire** de l'établissement</note>

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==== 3. Zipper la version d'archivage et la version de diffusion de la thèse ====

Si la version de diffusion de la thèse est composée de nombreux fichiers PDF, vous devez rassembler tous les fichiers dans un seul fichier .zip.

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==== 4. Effectuer la saisie dans le rôle SCOL ====

  * {{:collections:theses:mode_emploi_star_fd_20120504_maj.pdf|Dépôt des thèses dans STAR}}
  * {{:collections:theses:recommandations.pdf|Recommandations pour la saisie dans le rôle SCOL et dans le rôle FICH}}

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==== 5. Effectuer la saisie dans le rôle FICH ====

  * {{:collections:theses:scenario_contrats2.pdf|Choix des scénarios dans le rôle FICH}}
  * {{:collections:theses:rangement_scenario_url.pdf|Tableau récapitulatif}}


<note>

La présence d’un laboratoire TEL dans le rôle FICH est nécessaire pour les thèses diffusées sur Internet à exporter vers TEL.

 
</note>

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===== B. Comment corriger un format PDF non validé par le test FACILE? =====

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L'École des MINES ParisTech a développé un outil en ligne [[https://pdfstar.mines-paristech.fr | Pdfstar]] permettant de corriger les fichiers PDF non conformes. Cet outil est mis à la disposition de tous les établissements universitaires français.

Vous pouvez vous y connecter avec les identifiants ENT de l'UdS après avoir sélectionné votre université d'origine dans la liste.

Un formulaire permet d'importer le fichier PDF à corriger. Une fois la conversion terminée, vous pouvez télécharger le fichier résultant sur votre poste de travail.

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===== C. Comment modifier la version du fichier PDF et passer du format PDF 1.3 au format PDF 1.5? =====

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==== 1. Paramétrages et conversion avec Adobe Acrobat Pro ====

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  * 1.1. Ouvrir le **fichier PDF** avec le logiciel Adobe Acrobat Pro ;

  * 1.2. Dans la barre de menu, sélectionner **Fichier** puis **Imprimer** ; 

  * 1.3. Dans la boîte de dialogue **Imprimer**, sélectionner le bouton **Propriétés** de l'imprimante **Adobe PDF** 
{{ :theses:adobe_propriete1.jpg?nolink&600 |}}

  * 1.4. Cliquer sur **Modifier** dans la catégories "**Paramètres par défaut :Standard**"


{{ :theses:adobe_propriete2.jpg?nolink&600 |}}

  * 1.5. Sélectionner dans la liste **Options du fichier**, la version du format PDF souhaitée : à partir de PDF 1.5. 

<note important>Les formats antérieurs à 1.5 ne sont pas recommandés</note>

{{ :theses:adobe_propriete3.jpg?nolink&600 |}}

Ensuite **Enregistrer sous**.

  * 1.6. Donner un nom à cette nouvelle option d'impression : par exemple "**version_archivage.joboptions**".

puis **Enregistrer** et cliquer sur le bouton **Annuler** pour retourner dans l'onglet "**Paramètres Adobe PDF**".

{{ :theses:adobe_propriete4.jpg?nolink&600 |}}

  * 1.7. Dans l'onglet "**Paramètres Adobe PDF**", sélectionner dans la liste déroulante l'option "**version_archivage**". Ensuite valider votre sélection en cliquant sur **OK**.

{{ :theses:adobe_propriete5.jpg?nolink&600 |}}

  * 1.8. Cliquer sur "**Imprimer**" pour lancer la conversion du fichier PDF avec les nouvelles options **version_archivage**.


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==== 2. Paramétrages et conversion avec PDFCreator ====


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2.1. Cliquer sur le **raccourci PDFCreator** sur le bureau de votre poste de travail ;

2.2. A partir du menu **Imprimante**, sélectionner et ouvrir la boîte de dialogue **Options** ;

{{ :theses:pdfcreator_propriete1.jpg?nolink&600 |}}


2.3. Dans la catégorie **Formats** (menu de gauche), cliquer sur **PDF** pour ouvrir la page correspondante dans le cadre de droite.

Dans les **options générales** : ouvrir la liste déroulante "**Compatibilité**" et sélectionner "**Adobe Acrobat 6.0 (PDF 1.5)**".

{{ :theses:pdfcreator_propriete2.jpg?nolink&600 |}}

2.4. Pour terminer,** enregistrer** les modifications de paramétrage.

2.5. Ouvrir le fichier et **lancer son impression** après avoir sélectionné PDFCreator dans la liste des imprimantes.

{{ :theses:pdfcreator_propriete3.jpg?nolink&600 |}}
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===== D. Comment choisir le scénario adéquat dans le rôle FICH? =====


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Vérifier dans le contrat de diffusion et le formulaire d'enregistrement les options choisies par l'auteur de la thèse : 

^ Type de diffusion dans le contrat ^ Version du fichier de diffusion de la thèse      ^ Scénario STAR à choisir  ^
| **Diffusion publique sur Internet**| **version complète**     | **cas 2**       |
| **Diffusion publique sur Internet**| **version incomplète**   | **cas 3**       |
| **Diffusion restreinte à la communauté universitaire**  | **version complète**     | **cas 6** |

  * Si l'auteur de la thèse a demandé une **diffusion publique sur Internet** et que la version de diffusion de la thèse est en **version complète**, vous devez choisir {{:theses:document-bleu-fichier-g13283-papier-icone-9415-96.png?nolink&30|}}le **cas 2**
  * Si l'auteur de la thèse a demandé une **diffusion publique sur Internet** et que la version de diffusion de la thèse est en **version incomplète**, vous devez choisir {{:theses:document-bleu-fichier-g13283-papier-icone-9415-96.png?nolink&30|}}le **cas 3**
  * Si l'auteur de la thèse a demandé une **diffusion restreinte à la communauté universitaire**, vous devez choisir {{:theses:document-bleu-fichier-g13283-papier-icone-9415-96.png?nolink&30|}}le **cas 6**

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===== E. Comment créer l'URL de la version de diffusion de la thèse? =====

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  * **Thèses confidentielles**

La version de diffusion sera rangée sur le serveur dans le répertoire **\version_prive\theses_confidentielles ;**

<note important>
Conserver l'URL par défaut dans STAR :  

{{:theses:document-bleu-fichier-g13283-papier-icone-9415-96.png?nolink&30|}}https://publication-theses.unistra.fr/
</note>

  * **Diffusion publique sur Internet** 

La version de diffusion sera rangée sur le serveur dans le répertoire **\version_diffusion\public\theses_doctorat** ;

__Scénario__ :  choisir le **cas 2** (si version complète) ou **cas 3** (si version incomplète) dans le rôle FICH STAR 

<note tip>
  * Thèses de 2012, diffusées sur Internet 
{{:theses:document-bleu-fichier-g13283-papier-icone-9415-96.png?nolink&30|}} https://publication-theses.unistra.fr/public/theses_doctorat/ + nom du fichier.pdf 
</note>

<note tip>
  * Thèses de 2013, diffusées sur Internet 
{{:theses:document-bleu-fichier-g13283-papier-icone-9415-96.png?nolink&30|}} https://publication-theses.unistra.fr/public/theses_doctorat/2013/ + nom du fichier.pdf 
</note>

  * **Diffusion restreinte à la communauté universitaire**

La version de diffusion sera rangée sur le serveur dans le répertoire **\version_diffusion\restreint\theses_doctorat** ;

__Scénario__ : choisir le **cas 6** dans le rôle FICH STAR 

<note tip>
  * Thèses de 2012, en accès restreint 
{{:theses:document-bleu-fichier-g13283-papier-icone-9415-96.png?nolink&30|}} https://publication-theses.unistra.fr/restreint/theses_doctorat/ + nom du fichier.pdf 
</note>
<note tip>
  * Thèses de 2013, en accès restreint
{{:theses:document-bleu-fichier-g13283-papier-icone-9415-96.png?nolink&30|}} https://publication-theses.unistra.fr/restreint/theses_doctorat/2013/ + nom du fichier.pdf</note>


<note warning>
Les thèses ne pouvant être reproduites sont diffusées uniquement sur l'Intranet universitaire, quelque soit le type de diffusion demandée par l'auteur dans le contrat </note>


 {{theses:new-gif-007.gif?nolink&50|}} * **Thèses sous embargo** 


L'Arrêté du 25 mai 2016 rend obligatoire la diffusion de la thèse "au sein de l'établissement de soutenance", sauf pour les thèses confidentielles. Pendant la période d'embargo demandée par l'auteur, la thèse, **si elle n'est pas confidentielle**, sera diffusée sur l'intranet universitaire. La demande d'embargo ne concerne que la diffusion Internet.

**Quelles démarches, faut-il adopter lors du dépôt?**

Pour les nouveaux dépôts, deux cas peuvent se présenter : **soit la thèse est confidentielle, soit elle ne l'est pas.**

__Si le jury a prononcé la confidentialité de la thèse__ : **cette thèse ne sera pas diffusée immédiatement** :

      * la version de diffusion sera rangée sur le serveur dans le répertoire **\version_prive\theses_confidentielles ;**
      * Pas de création d'URL de diffusion dans STAR .
      * Remplir la page "incarnation de la thèse, droits et dépôts des fichiers", comme on le fait habituellement.

__Si la thèse n'est pas confidentielle__, (ou ne l'est plus) et que l'auteur a demandé une période d'embargo sur la diffusion Internet : **la thèse sera diffusée sur l'Intranet**  :

      * la version de diffusion sera rangée sur le serveur dans le répertoire **\version_diffusion\restreint\theses_doctorat** ;
      * choisir le **cas 2** dans STAR 
      * compléter l’URL(s) de diffusion de la version complète sur **intranet** via votre établissement dans le rôle FICH **(https://publication-theses.unistra.fr/restreint/theses_doctorat/20XX/nom_du_fichier_de_la_version_de_diffusion.pdf)**. URL à supprimer par le rôle VALID à la fin de la période d'embargo.
      * compléter l’URL(s) de diffusion de cette thèse sur **internet** via la plateforme de votre établissement **(http://www.theses.fr/NNT/document)**. A la fin de la période d'embargo, l'URL sera remplacé par l'URL Internet dans le rôle VALID.
      * Remplir le reste de la page "incarnation de la thèse, droits et dépôts des fichiers", comme on le fait habituellement (déposer le fichier de la version de diffusion sur la plateforme, autoriser la diffusion via TEL, rajouter le laboratoire de rattachement)

<note tip>
**En résumé**
  * ranger les fichiers sous embargo, dans le répertoire **\version_diffusion\restreint\theses_doctorat** ;
  * créer l'URL de diffusion intranet dans STAR conformément aux modèles prévus.
</note>
{{theses:new-gif-007.gif?nolink&50|}}
__Traitement de l’embargo : étape 1__
{{theses:these_sous_embargo_1.jpg|traitement de l’embargo étape 1}}

__Traitement de l’embargo : étape 2__
{{theses:these_sous_embargo_2.jpg|traitement de l’embargo étape 2}}
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===== F. Comment paramétrer des droits du fichier PDF avec PDFcreator =====

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PDFCreator est un logiciel libre et gratuit d’impression virtuelle. Il permet avec la fonction **«Imprimer »** de n’importe quelle application, de générer le **format PDF** d’un document.

__Site web__ : http://fr.pdfforge.org/download

Ce tutoriel a été rédigé à partir de la **version 1.6.1** de Pdfcreator, version actuellement installée par la DI de l’Université de Strasbourg sur les postes professionnels.
<note important>

Il est recommandé de créer préalablement des profils de conversion spécifiques, intégrant les paramétrages de l'option sécurité :
  * Profil **impression autorisée** : pour les documents dont l'impression est autorisée par l'auteur
  * Profil **impression interdite** : pour les documents dont l'impression n'est par autorisée par l'auteur

Lors de l'impression, sélectionner le profil adéquat, selon l'option choisi par l'auteur du travail universitaire dans le contrat de diffusion qu'il a signé.
</note>


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  * **Création des profils de conversion**
  
 
  Ouvrir le logiciel Pdfcreator à partir du raccourci sur le bureau, puis accéder aux options de conversion  à partir de son interface :
     - Dérouler le menu **Imprimante** ;
     - Cliquer sur **Options** ;
     - Cliquer sur l'icône **Ajouter un nouveau profil** (**bouton + en haut de la fenêtre**): une nouvelle boîte de dialogue s'ouvre ;
    - Nommer le nouveau profil dans la boîte de dialogue : « **Impression autorisee**» (ou "**Impression interdite**" selon le cas) ;
    - Puis  valider en cliquant sur **OK**.
    
<note>__**Note**__:
Le profil « **Impression autorisee**» est créé.
Pour créer le deuxième profil  "**Impression interdite**", reprendre à partir du point**3. Ajouter un nouveau profil**.</note>

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  * **Configuration des paramètres de sécurité de chaque profil**
   Sélectionner le premier profil à paramétrer « **Impression autorisee**» dans la liste déroulante, située en haut de la boîte de dialogue, puis paramétrer les **options de sécurité du format PDF**:
     - Dans le menu de gauche, dans la liste des **Formats**, cliquer sur le titre **PDF** ;
     - Dans la partie droite de la boite de dialogue, sélectionner l'onglet **Sécurité**, 
     - Dans la zone **Sécurité**, cocher la case **Utiliser les options de sécurité** ;
     - Dans la zone **Niveau de cryptage**, sélectionner **Haut (128 bits – Adobe Acrobat 5.0 et suivants)** ;
     - Dans la zone **Mots de passe**, cocher **Mot de passe requis pour modifier les permissions et les mots de passe** ;
     - Dans la zone **Interdire à l'utilisateur de**, cocher les cases suivantes :
                             * Modifier le document
                             * Copier le texte et les images
                             * Modifier les commentaires.
     - Dans la zone **Contrôle étendu des permissions**, cocher les cases suivantes :
                             * Lecture à l'écran                  
     - Cliquer sur le bouton **Enregistrer** pour valider les modifications dans le profil « **Impression autorisee**».

__Vue sur l'interface de Pdfcreator - Profil Impression autorisee__

{{ :collections:theses:options_pdfcreator1.jpg?nolink |Impression autorisée}}
 
       
<note>__**Note**__:
La configuration du profil « **Impression autorisee**» est terminée.
Pour paramétrer le deuxième profil  "**Impression interdite**", sélectionner ce profil dans la liste déroulante et refaire les mêmes opérations.</note>

__Vue sur l'interface de Pdfcreator - Profil Impression interdite__

{{ :collections:theses:options_pdfcreator2.jpg? |impression interdite }}

<note warning>
**COCHER** la case **Imprimer** dans la zone **Interdire à l'utilisateur de**, 
pour le profil  "**Impression interdite**".
</note>   

----

 
  * **Imprimer le fichier PDF avec le profil créé dans PDFCreator**


<note warning>
Consulter, préalablement, le contrat de diffusion signé par l'étudiant pour savoir quelle autorisation, a été délivrée.</note>

Ouvrir le fichier PDF à convertir dans Acrobat reader :

  - Lancer l'impression du fichier PDF à partir du menu **Fichier > Imprimer** ;
  - Sélectionner **PDFCreator** dans la liste des imprimantes ;
  - Cliquer sur le bouton « **Imprimer** » ; 
  - Dans la nouvelle boîte de dialogue, sélectionner, __en premier lieu__, le profil « **Impression autorisee**»  ou  bien "**Impression interdite**" dans la liste déroulante ;
  - Cliquer sur le bouton «** Enregistrer**» pour lancer l'impression immédiatement ;
  - Saisir le nom du fichier selon le modèle suivant  et valider: **nom_prenom_annee_EDnumero_ecole_doctorale.pdf** (ex: Durand_Michel_2014_ED480.pdf) ;
  - Saisir le mot de passe qui servira à gérer les autorisations ;
  - Valider le mot de passe en cliquant sur **OK**.

<note>**__Note__**  : le fichier PDF créé sera accessible en lecture et protégé contre les modifications et contre le copier-coller. Vous pouvez retrouver les paramètres de restrictions dans les Propriétés de votre fichier PDF (accès via le menu **Fichier > Propriétés**).</note>

<note warning>**NE PAS SAISIR** de mot de passe pour l'ouverture ou la lecture du document.</note>

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===== G. Comment paramétrer le scénario en cas 3 : dans le rôle FICH  =====

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 **Diffusion de la thèse** 
  * l'auteur **autorise** la diffusion sur internet (**avec ou sans période d’embargo**)
  * l'établissement **soumet ou ne soumet pas** la thèse à une période de confidentialité 
{{theses:new-gif-007.gif?nolink&50|}}
**Version complète de la thèse diffusée sur intranet** 
  * Rajouter l’URL(s) de diffusion de la version complète sur intranet via votre établissement


**Version incomplète de la thèse diffusée sur internet** 
  * Rajouter l’URL(s) de diffusion de la version incomplète sur internet via la plateforme de votre établissement 
  * Cette thèse __**ne doit pas**__ être diffusée sur internet via la plateforme de l'ABES 
  * Cette thèse doit être diffusée sur internet via TEL : compléter discipline et les champs laboratoires 

<note warning>**En cas d'embargo** : rajouter l'url de diffusion internet = http://www.theses.fr/NNT/document.** A modifier à la fin de l'embargo**.</note>

**Edition de la version incomplète** 

  * Ajouter le fichier de la version incomplète de la thèse (format zip)
  * Nommer le fichier version incomplète : nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale_INC.pdf



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<note>__**Note à rajouter par les docteurs dans leur thèse pour signaler un élément manquant**__ :


**Par respect de la propriété intellectuelle des ayants-droits, cet élément a été retiré du contenu de la thèse** : suivi de la "citation bibliographique de l'élément retiré" avec éventuellement l'URL du document s'il est diffusé en ligne"
</note>
{{theses:new-gif-007.gif?nolink&50|}}
__Paramétrage du cas 3 : étape 1__
{{theses:cas_3_parametrage_1.jpg|paramétrage du cas 3 : étape 1}}

__Paramétrage du cas 3 : étape 2__
{{theses:cas_3_parametrage_2.jpg|paramétrage du cas 3 : étape 2}}
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