WikiThèses Unistra

I. DÉPÔT DANS LE RÔLE SCOL et FICH

A. Les grandes étapes

1. Contrôler les documents reçus sur le serveur

Récapitulatif des documents à fournir après la soutenance

Contrôle des fichiers

Après la soutenance, le docteur doit toujours déposer les deux versions de sa thèse :

la version d'archivage de la thèse : La version complète de sa thèse sera déposée sur le serveur d'archivage pérenne des données scientifiques mis en place par le CINES.

La conformité du format PDF y est exigée et est à vérifier par le test sur le serveur FACILE: http://facile.cines.fr/index.jsf. Les fichiers PDF 1.4 ne sont plus acceptés depuis juillet 2012.
Le fichier de la version d'archivage ne doit jamais être verrouillé.

la version de diffusion de la thèse : cette version de la thèse sera protégée et sera accessible au public sur l'Intranet ou sur Internet, selon les options choisies dans le contrat. Il s’agira, le cas échéant, de la version incomplète de la thèse, telle que validée par le jury de soutenance après les éventuelles corrections et après retrait des des éléments sous droit d’auteur (extraits, articles, images, tableau …)

Il doit également déposer :

la version scannée du contrat de diffusion de la thèse après l'avoir complété et signé

la version scannée du formulaire d'enregistrement complété, daté et signé

un fichier texte contenant les résumés et les mots-clés

2. Nommer et Ranger les documents dans les répertoires

2.1. Contrôle du nommage des fichiers

nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale.pdf : pour la version de diffusion de la thèse ; nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale_A.pdf : pour la version d'archivage de la thèse ; nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale_INC.pdf : pour la version incomplète de la thèse ; nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale_formulaire.pdf:pour le formulaire d'enregistrement ; nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale_contrat.pdf : pour le contrat de diffusion ; nom_prenom_annee_ED+numeroEcoledoctorale_resumes.doc : pour le fichier des résumés.
Export vers TEL des thèses Afin de faciliter l'export des thèses vers TEL, les éléments suivants doivent être conformes aux recommandations du CCSD: pas de caractères accentués, pas d'espace les noms de fichier; taille maximale du fichier : 80 Mo : limite imposée par TEL ; Le fichier déposé ne doit pas être verrouillé ; si il y a plusieurs fichiers, nommage conforme et contenant le terme « annexe » dans tout ce qui n’est pas le fichier principal ; le fichier principal de thèse doit comporter une page de garde avec mention de l’auteur, du titre, de la composition du jury, de la date de soutenance et de l’université ; en cas d’annexes en format PDF, il faut construire le nom du fichier sous la forme : « nom_du_fichier_annexes.pdf » ; s’il y a plusieurs fichiers annexes, on les numérotera ainsi : « nom_du_fichier_1_annexes.pdf, nom_du_fichier_2_annexes.pdf, nom_du_fichier_3_annexes.pdf, etc… » ; les fichiers dans les autres formats que du texte (son, images…) sont automatiquement considérés comme des annexes .
Pour en savoir plus : http://documentation.abes.fr/aidestar/exports/archivage_perenne/principe/formats.html http://documentation.abes.fr/aidestar/exports/plateforme_tel/fichiers.html

2.1. Les répertoires de rangement

Gestion des thèses sur le serveur

Documents à ranger	Répertoires
1 - contrat + formulaire + résumés	\\vfiler-ad-share.ad.unistra.fr\scd-theses$\depot\theses_doctorat\00-Theses_a_traiter\01_depot_complet
2 - version d'archivage de la thèse	\\vfiler-ad-share.ad.unistra.fr\scd-theses$\version_archivage
3 - version de diffusion de la thèse
3a- si thèse confidentielle (voir avis du jury)	\\vfiler-ad-share.ad.unistra.fr\scd-theses$\version_prive
3b- si diffusion publique Internet (voir contrat de diffusion)	\\vfiler-ad-share.ad.unistra.fr\scd-theses$\version_diffusion\public\theses_doctorat
3c- si diffusion intranet (voir contrat de diffusion)	\\vfiler-ad-share.ad.unistra.fr\scd-theses$\version_diffusion\restreint\theses_doctorat
3d- si thèse non confidentielle sous embargo (voir contrat de diffusion)	\\vfiler-ad-share.ad.unistra.fr\scd-theses$\version_diffusion\restreint\theses_doctorat
La diffusion sur l'intranet de la version de diffusion est obligatoire sauf en cas de confidentialité prononcée par le jury.
Les thèses ne pouvant être reproduites seront diffusées UNIQUEMENT sur l'intranet universitaire de l'établissement

3. Zipper la version d'archivage et la version de diffusion de la thèse

Si la version de diffusion de la thèse est composée de nombreux fichiers PDF, vous devez rassembler tous les fichiers dans un seul fichier .zip.

4. Effectuer la saisie dans le rôle SCOL

Dépôt des thèses dans STAR

Recommandations pour la saisie dans le rôle SCOL et dans le rôle FICH

5. Effectuer la saisie dans le rôle FICH

Choix des scénarios dans le rôle FICH

Tableau récapitulatif

La présence d’un laboratoire TEL dans le rôle FICH est nécessaire pour les thèses diffusées sur Internet à exporter vers TEL.

B. Comment corriger un format PDF non validé par le test FACILE?

L'École des MINES ParisTech a développé un outil en ligne Pdfstar permettant de corriger les fichiers PDF non conformes. Cet outil est mis à la disposition de tous les établissements universitaires français.

Vous pouvez vous y connecter avec les identifiants ENT de l'UdS après avoir sélectionné votre université d'origine dans la liste.

Un formulaire permet d'importer le fichier PDF à corriger. Une fois la conversion terminée, vous pouvez télécharger le fichier résultant sur votre poste de travail.

C. Comment modifier la version du fichier PDF et passer du format PDF 1.3 au format PDF 1.5?

1. Paramétrages et conversion avec Adobe Acrobat Pro

1.1. Ouvrir le fichier PDF avec le logiciel Adobe Acrobat Pro ;

1.2. Dans la barre de menu, sélectionner Fichier puis Imprimer ;

1.3. Dans la boîte de dialogue Imprimer, sélectionner le bouton Propriétés de l'imprimante Adobe PDF

1.4. Cliquer sur Modifier dans la catégories “Paramètres par défaut :Standard”

1.5. Sélectionner dans la liste Options du fichier, la version du format PDF souhaitée : à partir de PDF 1.5.

Les formats antérieurs à 1.5 ne sont pas recommandés

Ensuite Enregistrer sous.

1.6. Donner un nom à cette nouvelle option d'impression : par exemple “version_archivage.joboptions”.

puis Enregistrer et cliquer sur le bouton Annuler pour retourner dans l'onglet “Paramètres Adobe PDF”.

1.7. Dans l'onglet “Paramètres Adobe PDF”, sélectionner dans la liste déroulante l'option “version_archivage”. Ensuite valider votre sélection en cliquant sur OK.

1.8. Cliquer sur “Imprimer” pour lancer la conversion du fichier PDF avec les nouvelles options version_archivage.

2. Paramétrages et conversion avec PDFCreator

2.1. Cliquer sur le raccourci PDFCreator sur le bureau de votre poste de travail ;

2.2. A partir du menu Imprimante, sélectionner et ouvrir la boîte de dialogue Options ;

2.3. Dans la catégorie Formats (menu de gauche), cliquer sur PDF pour ouvrir la page correspondante dans le cadre de droite.

Dans les options générales : ouvrir la liste déroulante “Compatibilité” et sélectionner “Adobe Acrobat 6.0 (PDF 1.5)”.

2.4. Pour terminer, enregistrer les modifications de paramétrage.

2.5. Ouvrir le fichier et lancer son impression après avoir sélectionné PDFCreator dans la liste des imprimantes.

D. Comment choisir le scénario adéquat dans le rôle FICH?

Vérifier dans le contrat de diffusion et le formulaire d'enregistrement les options choisies par l'auteur de la thèse :

Type de diffusion dans le contrat	Version du fichier de diffusion de la thèse	Scénario STAR à choisir
Diffusion publique sur Internet	version complète	cas 2
Diffusion publique sur Internet	version incomplète	cas 3
Diffusion restreinte à la communauté universitaire	version complète	cas 6

Si l'auteur de la thèse a demandé une diffusion publique sur Internet et que la version de diffusion de la thèse est en version complète, vous devez choisir le cas 2

Si l'auteur de la thèse a demandé une diffusion publique sur Internet et que la version de diffusion de la thèse est en version incomplète, vous devez choisir le cas 3

Si l'auteur de la thèse a demandé une diffusion restreinte à la communauté universitaire, vous devez choisir le cas 6

E. Comment créer l'URL de la version de diffusion de la thèse?

Thèses confidentielles

La version de diffusion sera rangée sur le serveur dans le répertoire \version_prive\theses_confidentielles ;

Conserver l'URL par défaut dans STAR : https://publication-theses.unistra.fr/

Diffusion publique sur Internet

La version de diffusion sera rangée sur le serveur dans le répertoire \version_diffusion\public\theses_doctorat ;

Scénario : choisir le cas 2 (si version complète) ou cas 3 (si version incomplète) dans le rôle FICH STAR

Thèses de 2012, diffusées sur Internet https://publication-theses.unistra.fr/public/theses_doctorat/ + nom du fichier.pdf
Thèses de 2013, diffusées sur Internet https://publication-theses.unistra.fr/public/theses_doctorat/2013/ + nom du fichier.pdf

Diffusion restreinte à la communauté universitaire

La version de diffusion sera rangée sur le serveur dans le répertoire \version_diffusion\restreint\theses_doctorat ;

Scénario : choisir le cas 6 dans le rôle FICH STAR

Thèses de 2012, en accès restreint https://publication-theses.unistra.fr/restreint/theses_doctorat/ + nom du fichier.pdf
Thèses de 2013, en accès restreint https://publication-theses.unistra.fr/restreint/theses_doctorat/2013/ + nom du fichier.pdf
Les thèses ne pouvant être reproduites sont diffusées uniquement sur l'Intranet universitaire, quelque soit le type de diffusion demandée par l'auteur dans le contrat

* Thèses sous embargo

L'Arrêté du 25 mai 2016 rend obligatoire la diffusion de la thèse “au sein de l'établissement de soutenance”, sauf pour les thèses confidentielles. Pendant la période d'embargo demandée par l'auteur, la thèse, si elle n'est pas confidentielle, sera diffusée sur l'intranet universitaire. La demande d'embargo ne concerne que la diffusion Internet.

Quelles démarches, faut-il adopter lors du dépôt?

Pour les nouveaux dépôts, deux cas peuvent se présenter : soit la thèse est confidentielle, soit elle ne l'est pas.

Si le jury a prononcé la confidentialité de la thèse : cette thèse ne sera pas diffusée immédiatement :

la version de diffusion sera rangée sur le serveur dans le répertoire \version_prive\theses_confidentielles ;

Pas de création d'URL de diffusion dans STAR .

Remplir la page “incarnation de la thèse, droits et dépôts des fichiers”, comme on le fait habituellement.

Si la thèse n'est pas confidentielle, (ou ne l'est plus) et que l'auteur a demandé une période d'embargo sur la diffusion Internet : la thèse sera diffusée sur l'Intranet :

la version de diffusion sera rangée sur le serveur dans le répertoire \version_diffusion\restreint\theses_doctorat ;

choisir le cas 2 dans STAR

compléter l’URL(s) de diffusion de la version complète sur intranet via votre établissement dans le rôle FICH (https://publication-theses.unistra.fr/restreint/theses_doctorat/20XX/nom_du_fichier_de_la_version_de_diffusion.pdf). URL à supprimer par le rôle VALID à la fin de la période d'embargo.

compléter l’URL(s) de diffusion de cette thèse sur internet via la plateforme de votre établissement (http://www.theses.fr/NNT/document). A la fin de la période d'embargo, l'URL sera remplacé par l'URL Internet dans le rôle VALID.

Remplir le reste de la page “incarnation de la thèse, droits et dépôts des fichiers”, comme on le fait habituellement (déposer le fichier de la version de diffusion sur la plateforme, autoriser la diffusion via TEL, rajouter le laboratoire de rattachement)

En résumé ranger les fichiers sous embargo, dans le répertoire \version_diffusion\restreint\theses_doctorat ; créer l'URL de diffusion intranet dans STAR conformément aux modèles prévus.

Traitement de l’embargo : étape 1 traitement de l’embargo étape 1

Traitement de l’embargo : étape 2 traitement de l’embargo étape 2

F. Comment paramétrer des droits du fichier PDF avec PDFcreator

PDFCreator est un logiciel libre et gratuit d’impression virtuelle. Il permet avec la fonction «Imprimer » de n’importe quelle application, de générer le format PDF d’un document.

Site web : http://fr.pdfforge.org/download

Ce tutoriel a été rédigé à partir de la version 1.6.1 de Pdfcreator, version actuellement installée par la DI de l’Université de Strasbourg sur les postes professionnels.

Il est recommandé de créer préalablement des profils de conversion spécifiques, intégrant les paramétrages de l'option sécurité : Profil impression autorisée : pour les documents dont l'impression est autorisée par l'auteur Profil impression interdite : pour les documents dont l'impression n'est par autorisée par l'auteur Lors de l'impression, sélectionner le profil adéquat, selon l'option choisi par l'auteur du travail universitaire dans le contrat de diffusion qu'il a signé.

Création des profils de conversion

Ouvrir le logiciel Pdfcreator à partir du raccourci sur le bureau, puis accéder aux options de conversion à partir de son interface :

Dérouler le menu Imprimante ;

Cliquer sur Options ;

Cliquer sur l'icône Ajouter un nouveau profil (bouton + en haut de la fenêtre): une nouvelle boîte de dialogue s'ouvre ;

Nommer le nouveau profil dans la boîte de dialogue : « Impression autorisee» (ou “Impression interdite” selon le cas) ;

Puis valider en cliquant sur OK.

Note: Le profil « Impression autorisee» est créé. Pour créer le deuxième profil “Impression interdite”, reprendre à partir du point3. Ajouter un nouveau profil.

Configuration des paramètres de sécurité de chaque profil

Sélectionner le premier profil à paramétrer « Impression autorisee» dans la liste déroulante, située en haut de la boîte de dialogue, puis paramétrer les options de sécurité du format PDF:

Dans le menu de gauche, dans la liste des Formats, cliquer sur le titre PDF ;

Dans la partie droite de la boite de dialogue, sélectionner l'onglet Sécurité,

Dans la zone Sécurité, cocher la case Utiliser les options de sécurité ;

Dans la zone Niveau de cryptage, sélectionner Haut (128 bits – Adobe Acrobat 5.0 et suivants) ;

Dans la zone Mots de passe, cocher Mot de passe requis pour modifier les permissions et les mots de passe ;

Dans la zone Interdire à l'utilisateur de, cocher les cases suivantes :

Modifier le document

Copier le texte et les images

Modifier les commentaires.

Dans la zone Contrôle étendu des permissions, cocher les cases suivantes :

Lecture à l'écran

Cliquer sur le bouton Enregistrer pour valider les modifications dans le profil « Impression autorisee».

Vue sur l'interface de Pdfcreator - Profil Impression autorisee

Impression autorisée

Note: La configuration du profil « Impression autorisee» est terminée. Pour paramétrer le deuxième profil “Impression interdite”, sélectionner ce profil dans la liste déroulante et refaire les mêmes opérations.

Vue sur l'interface de Pdfcreator - Profil Impression interdite

impression interdite

COCHER la case Imprimer dans la zone Interdire à l'utilisateur de, pour le profil “Impression interdite”.

Imprimer le fichier PDF avec le profil créé dans PDFCreator

Consulter, préalablement, le contrat de diffusion signé par l'étudiant pour savoir quelle autorisation, a été délivrée.

Ouvrir le fichier PDF à convertir dans Acrobat reader :

Lancer l'impression du fichier PDF à partir du menu Fichier > Imprimer ;

Sélectionner PDFCreator dans la liste des imprimantes ;

Cliquer sur le bouton « Imprimer » ;

Dans la nouvelle boîte de dialogue, sélectionner, en premier lieu, le profil « Impression autorisee» ou bien “Impression interdite” dans la liste déroulante ;

Cliquer sur le bouton « Enregistrer» pour lancer l'impression immédiatement ;

Saisir le nom du fichier selon le modèle suivant et valider: nom_prenom_annee_EDnumero_ecole_doctorale.pdf (ex: Durand_Michel_2014_ED480.pdf) ;

Saisir le mot de passe qui servira à gérer les autorisations ;

Valider le mot de passe en cliquant sur OK.

Note : le fichier PDF créé sera accessible en lecture et protégé contre les modifications et contre le copier-coller. Vous pouvez retrouver les paramètres de restrictions dans les Propriétés de votre fichier PDF (accès via le menu Fichier > Propriétés).
NE PAS SAISIR de mot de passe pour l'ouverture ou la lecture du document.

G. Comment paramétrer le scénario en cas 3 : dans le rôle FICH

Diffusion de la thèse

l'auteur autorise la diffusion sur internet (avec ou sans période d’embargo)

l'établissement soumet ou ne soumet pas la thèse à une période de confidentialité

Version complète de la thèse diffusée sur intranet

Rajouter l’URL(s) de diffusion de la version complète sur intranet via votre établissement

Version incomplète de la thèse diffusée sur internet

Rajouter l’URL(s) de diffusion de la version incomplète sur internet via la plateforme de votre établissement

Cette thèse ne doit pas être diffusée sur internet via la plateforme de l'ABES

Cette thèse doit être diffusée sur internet via TEL : compléter discipline et les champs laboratoires

En cas d'embargo : rajouter l'url de diffusion internet = http://www.theses.fr/NNT/document. A modifier à la fin de l'embargo.

Edition de la version incomplète

Ajouter le fichier de la version incomplète de la thèse (format zip)

Note à rajouter par les docteurs dans leur thèse pour signaler un élément manquant : Par respect de la propriété intellectuelle des ayants-droits, cet élément a été retiré du contenu de la thèse : suivi de la “citation bibliographique de l'élément retiré” avec éventuellement l'URL du document s'il est diffusé en ligne“

Paramétrage du cas 3 : étape 1 paramétrage du cas 3 : étape 1

Paramétrage du cas 3 : étape 2 paramétrage du cas 3 : étape 2