1. Tour de table :

• ENSAM :

2009 : début du travail sur l'OA. L'AO institutionnelle (SAM) fonctionne depuis janvier 2013. Connectée à HAL : pousse les publications dans HAL. Fonctionne avec DSpace, suite à un appel d'offres auquel ont répondu DSpace et OpenFlora. Choix de DSpace car communauté internationale d'utilisateurs et de développeurs. Difficulté : les chercheurs connaissent peu l'OA, les besoins en pédagogie sont grands ⇒ faire savoir aux chercheurs qu'ils ont le droit de déposer dans l'AO. Besoin d'outils pédagogiques sur l'OA et les droits des chercheurs 340 dépôts depuis janvier. 300 chercheurs. 100% de texte intégral. Problème : l'embargo maximal dans HAL est de 24 mois, or certains embargos d'éditeurs vont jusqu'à 36 mois.

• Institut agronomique méditerrannéen (Montpellier) :

Organisme international (Grèce, Italie, Espagne, France) Toutes les publications sont libres d'accès car l'organisme travaille avec les pays du Sud. La production scientifique collectée est mise dans la base documentaire de chaque centre de doc. Il existe aussi d'autres bases propres à l'institut ⇒ besoin d'un outil pour fédérer les différents centres de doc. Problème : les chercheurs ne font pas de dépôt, tout est fait par les centres de doc. Pas de dépôt dans HAL Objectif : s'inscrire dans un mouvement national et international et avoir une politique coordonnée entre les

• Lyon 2 :

Pas d'AO mais un portail dans HAL depuis 2009. Surtout du dépôt de notices, peu de texte intégral. Problème de pédagogie. Participation au GT OpenAIRE Pas de politique de l'université

• Ecole des Ponts & chaussées :

Portail HAL depuis 2006. Politique de dépôt institutionnel validée par Direction recherche. Beaucoup de dépôts de notices, peu de texte intégral. Les documentalistes vérifient les dépôts, relancent les chercheurs pour qu'ils déposent le texte intégral. Enjeu : le rapport d'activités de l'école, avec une volonté d'exhaustivité pour les publications. Un GT OA a été lancé avec les chercheurs pour travailler sur la pédagogie et les bonnes pratiques. L'école collabore avec l'Université de Marne la vallée qui dépose aussi dans HAL.

• Mines Paris :

Portail HAL depuis 2009, d'abord avec des chercheurs volontaires 80% des dépôts sont faits par les bibliothécaires. 1/3 de texte intégral, dont 1/3 de thèses Pour l'évaluation AERES, les laboratoires n'ont pas utilisé HAL, mais ont maintenu des systèmes parallèles divers et variés pour réaliser leur liste de publications. Problème de pédagogie Fort soutien de la Direction de la Recherche, qui souhaite que HAL soit le seul référentiel pour les publications. Des discussions sont en cours sur la mise en place d'une AO indépendante de HAL car HAL ne couvre pas tous les besoins en types de documents mais cette idée ne suscite guère d'enthousiasme. La gestion des embargos et de la confidentialité dans HAL est insuffisante.

• Université de Poitiers :

Encore au stade de la réflexion. Dépôt légal électronique pour les thèses + dépôt des mémoires Mise en place d'un SI Recherche, avec idée de créer un portail dans HAL car les RH sont insuffisantes pour développer une AO institutionnelle. Etat des lieux des pratiques en cours

• Telecom Bretagne :

AO institutionnelle depuis 2004, qui fonctionne bien depuis 2006. Obligation de dépôt par les chercheurs ou par les assistants dans les laboratoires. L'AO est utilisée pour tous les rapports (rapport d'activités, évaluations…). Les publications sont poussées dans HAL. 10% de texte intégral Besoin en pédagogie Janvier 2014 : création d'un GT OA avec les chercheurs L'AO ne gère pas les embargos !

• Université de Bourgogne :

Portail HAL depuis 2009 (géré par un EC à la retraite !) Charte d'incitation au dépôt dans HAL Il fautmontrer aux chercheurs que leur intérêt est de déposer en AO en insistant sur la visibilité et sur la saisie unique ⇒ alléger la part administrative du travail du chercheur. Problème : les nomenclatures des publications entre l'AERES (et autres) et HAL ne coïncident pas Objectif : simplifier la vie du chercheur Le SCD ne s'occupe pas du portail HAL. Le SCD s'occupe du portail des thèses et travaux d'étudiants, commune aux universités de Bourgogne et de Franche-Comté. Difficulté : motivation des instances universitaires et lenteur des prises de décision

• Université de Tours :

Le SCD tente de généraliser le dépôt dans HAL. Le SCD a été peu écouté écouté jusqu'en 2013 avec l'arrivée d'un nouveau VP recherche. A l'origine, volonté d'imposer le dépôt dans HAL, mais aujourd'hui : incitation. Le VP veut travailler sur la motivation des EC, avec l'espoir que ça fasse tache d'huile. 1/3 de texte intégral dans HAL.

• Rennes 1 :

Existence d'un mission AO depuis fin 2011 au SCD. Objectif : dépôt du texte intégral des unités de recherche, en tenant compte des différentes tutelles Portail HAL depuis 2012. 1/3 de texte intégral, en progrès en 2013. La mission AO est inscrite dans le contrat d'établissement. La mission rend compte au VP recherche. La mission a mené de nombreuses visites de laboratoires et d'équipes, gère le référencement dans HAL (1 ETP contractuel + équipe SCD), effectue de la veille pour repérer les articles publiés dans des revues classées green ou blue dans Sherpa-Romeo (dans ce cas, le SCD demande l'article au chercheur en vue d'un dépôt dans HAL).

• INP Toulouse :

AO : OATAO Fonctionne plutôt bien car fort soutien de la Direction de la Recherche, de la direction de l'INP, et de la DSI. Presque 100% de texte intégral. Connexion HAL via des webservices. Pourquoi ça marche : un seul dépôt (car connecté à HAL), très peu de métadonnées (pas de métadonnées sur les droits : c'est le SCD qui s'en occupe). Dépôt par les chercheurs, par le personnel des laboratoires, par le SCD. Quand le chercheur envoie le PDF éditeur au SCD, le SCD retire les marques éditeur et les métadonnées présentes dans le PDF (pratique identique à l'ENSAM). Projet : archivage des données de la recherche

• Sciences Po Paris :

AO depuis 2005 (SPIRE). Au début : utilisation de DSpace. Aujourd'hui : plateforme maison (depuis 2010). 1/3 de texte intégral. Problème : peu de chercheurs déposent eux-mêmes. Le dépôt est fait par le personnel administratif des laboratoires. Pas de mandat de dépôt. Pas de connexion avec HAL à cause de l'instabilité de l'actuelle version de HAL (attente de la v3). L'AO permet de faire des rapports AERES sur mesure. Travail sur la gestion des données de la recherche.

• Université Paris-Descartes

Portail HAL mais pas utilisé : les dépôts dans HAL sont des dépôts qui redescendent de l'INSERM. Pas encore de décision sur la mise en place d'une AO maison ou d'un portail HAL qui serait véritablement géré par l'université. Peu de liens entre le SCD et le service de la valorisation de la recherche. Souhait d'intégrer les données de la recherche.

• EHESS :

2011 : deux AO, une pour les publications, et une pour les thèses (dans HAL). Une IGE chargée de mission (seule). Plus de 50% de texte intégral. Pas de service de documentation unique : travail en réseau de la chargée de mission avec les documentalistes et les responsables de valorisation. Pas de politique d'établissement, pas de décision prise au niveau de l'établissement, pas d'interlocuteur “établissement”.

• UPMC :

portail HAL 2011 vont s'inspirer de Rennes 1 pour prise en charge des dépôts par le SCD

- SICD 2 Grenoble : portail HAL 2013 permettre aux labos qui n'en disposaient pas d'avoir un outil de gestion des publis Dépôt par personnel admin des labos Pb : dépôt des monographies SHS ? Pb ; reprise des données pb : présence des réseaux sociaux (academia…) ⇒ pourquoi déposer ds l'AO alors que j'ai mes publis ds academia ?

- UVSQ : ni AO ni portail HAL. Phase de réflexion. objectif : faire de la pédagogie auprès des instances pour que l'Univ confie projet AO au SCD, et pédagogie auprès des chercheurs pb : trouver interlocuteurs DIRE

- Bib Diderot Lyon : démarrer projet en s'appuyant sur ce qui avait été fait à l'ENS Sciences (AO institutionnelle 2006 ⇒ devenue portail HAL ENS Lyon) trouver légitimité ds le cadre d'une bib interétablissements ⇒ intervenir plutôt à l'ENS certains chercheurs ne voient pas l'intérêt ni d'une AO institutionnelle, ni d'un portail HAL

- Aix-Marseille : collection HAL. 1/3 de texte intégral GT AO : préparer évolution de collection HAL vers portail HAL vers AO institutionnelle Incitation : 15% de la part variable du financement des labos dépend du dépôt dans HAL

- Angers cf réunion du 21.X

- A. Mahé : difficultés : formation des chercheurs Besoin de retours d'expériences

- France Business School : issue de fusion de plusieurs ESC pas de portail HAL. Monter un GT projet avec les EC

- INSA Lyon : pas de politique d'établissement, mais recommandations depuis 2006 surtout sur le signalement. A l'époque, porté par la DIRE, pas par le SCD. Dépôt dans HAL, mais pas de portail. SCD moissonne HAL. Bilan au printemps sur l'OA : moteurs de recherche et publis en OA peu connus. Chercheurs INSA Lyon publient peu en OA.

- Echanges : difficultés du travail avec HAL. Faire venir qq1 du CCSD ds le GTAO ? Créer un ss-groupe spécifique sur relations AO institutionnelles/HAL ? Crainte des chercheurs : que l'AO soit un outil d'évaluation de la recherche ⇒ l'AO peut être un outil de simplification de la vie du chercheur (une seule saisie)

2. Priorités des axes de travail du GTAO :

- Articulation avec BSN4 : évolution de BSN4 : groupe sera plus représentatif de l'ensemble des acteurs car peu d'universités, peu d'adhérents de CPR sont ds les groupes. CPR sera acteur ds BSN4. CPR doit donc connaître besoins de ses membres ⇒ rôle du GTAO. BSN : actions politiques ; GTAO : travail sur le terrain Pas de nouvelles de BSN depuis le printemps ⇒ ces modifs n'ont pas encore été concrétisées

- HAL : préparer cahier des charges pour demander des évolutions à HAL, ds le cadre de la future UMS HAL. ⇒ A l'ordre du jour du prochain BP de CPR

- Intéraction du GTAO avec les chercheurs : distinction GTAO et correspondants OA de CPR. CPR a demandé binôme correspondants chercheur + bib.

- Organisation d'une journée d'études sur la publication ouverte ? implication des chercheurs délicate car la question divise Pas prioritaire pour le GT Lier le travail du GTAO avec les correspondants.

- priorité : Priorité pour CPR pour alimenter travaux BSN : connaître les pratiques de ses membres et savoir comment ils travaillent sur l'OA préparer un kit de bonnes pratiques pour porter bonne parole de l'OA au sein de son établissement, auprès de ses chercheurs ⇒ tirer les bonnes pratiques des retours d'expérience

- travailler sur questions juridiques : contrat type, addendum… SHS : quid de la publication en OA des monographies ? ⇒ travailler avec les éditeurs de monographies, et commencer avec les presses universitaires travailler sur les mécanismes qui permettraient d'obtenir le dépôt des publis en AO par le chercheur, et la gestion de l'accès et des questions juridiques par d'autres que les chercheurs. ⇒ distinguer : le dépôt exhaustif en AO et l'accès (accès à qui ? comment ?) ⇒ dépôt + bouton “demander un tiré à part” Eviter de demander au chercheur d'investir du temps pour négocier le bon contrat, pour connaître les conditions juridiques… ORBI, ENSAM, OATAO : distinguer le dépôt et la diffusion. ORBI demande le dépôt ; si l'article n'est pas dispo librement : bouton “demander un tiré à part”

- négocier avec les éditeurs : embargos, contrat de diffusion… MESR devait faire une étude sur les durées d'embargos Pb des embargos en SHS

3. Méthode de travail du GTAO :

4 sous-groupes : - spécifications fonctionnelles des AO : services techniques, HAL, référentiels, AOI, bouton, scripts, stats… - veille et communication : production d'info, diffusion de l'info produite par le GTAO, site web, données de la recherche - bonnes pratiques : sociologie de la publi,comment discuter avec les chercheurs et avec les instances, données de la recherche - questions juridiques : contrat type, addendum…

Données de la recherche : pas prioritaire pour le moment au sein du GTAO. Position BP CPR : données de la recherche pas en lien direct avec accès à la doc ⇒ voir avec les conférences universitaires si CPR doit se saisir de cette question. Question transversale aux ss-groupes du GTAO

Se positionner sur un ou +ieurs groupes wiki GTAO sur Renater Prochaine réunion du GTAO vers fin janvier

CPR participe au projet euro FOSTER : organiser des cours sur l'OA. Projet lancé 20.II.2014. Durée : 2 ans. Budget : 50000€ sur 2 ans pour des actions