• Contexte local :

Le projet est inscrit dans le contrat de site Alsace 2013-2017, ainsi que dans le Schéma Directeur de la Documentation en Alsace (axe 1 : définir des politiques concertées afin d'optimiser les moyens du site). Il est piloté par l'Unistra et par l'UHA, et bénéficie d'un financement dans le cadre du contrat de site.

• Contexte national :

La question de libre accès aux résultats de la recherche est prise en charge au niveau national par le segment 4 de la Bibliothèque Scientifique Numérique (BSN4 : Open Access), ainsi que par le Groupe de travail Accès ouvert (GTAO) du consortium Couperin. La convention signée par la CPU et le CCSD en avril 2013 stipule que HAL est l'archive ouverte centrale, devant refléter l'ensemble de la production scientifique nationale, mais qu'elle coexiste avec des archives ouvertes institutionnelles, propres à un établissement.

• Contexte international :

La Commission européenne a réaffirmé son engagement en faveur de l'Open Access dans le cadre d'Horizon2020 et de la recommandation qu'elle a publiée à l'été 2012. L'Université de Strasbourg est membre de la LERU, qui est très en pointe dans le domaine de l'Open Access.

• Chefs de projet :

Catherine Lourdel, UHA (responsable documentation électronique)

Adeline Rege, Unistra (responsable du département des collections)

• Comité de pilotage :

Paul-Antoine Hervieux, Unistra (VP Recherche délégué au numérique et à l'IST)

Catherine Lourdel, UHA (chef de projet)

Jean-Marc Perronne, UHA (VP numérique)

Adeline Rege, Unistra (chef de projet)

Annie Schaller, UHA (directrice SCD)

Dominique Wolf, Unistra (directrice SCD)

cf. compte-rendu et documents d'accompagnement

Enjeu : augmenter la visibilité de la production scientifique (AO + bibliométrie). Viser l'exhaustivité du référencement de la production pour améliorer le pilotage de la recherche. Rattraper le retard par rapport aux universités européennes (notamment celles de la LERU).

documents distribués :

• Note sur l'OA en Europe et au sein de la LERU :

{{:aoc:note_ao_europe_leru_ar_20131015.pdf|}}

• Diaporama sur l'OA en Europe et au sein de la LERU :

note_ao_europe_leru_ar_20131015.pdf

Politique numérique globale : guichets numériques, plateformes de blogs, audiovisuel (audiovideocours), DUNE (dépôt des mémoires des étudiants), AO Fonctionnement des universités en silos : frein au développement de ce type de projets. Difficulté à mobiliser les acteurs, notamment les enseignants-chercheurs. Prendre conscience de la valeur économique de la production intellectuelle de l'université.

Enjeux internes : agréger des moyens, restructurer, nouer des partenariats, créer des communautés.

• Enjeux :

Déclic pour le projet angevin : intervention de Stevan Harnad lors des journées OA en janvier 2013 ⇒ a montré ce qui fonctionne.

2000-2011 : hausse des prix des biens de consommation courante : +88% ; hausse des prix des revues STM : +750%

Il conviendrait d'inclure dans les coûts de la production scientifique le coût du rachat d'informations sur les publications (ISI, OST…), le coût caché du temps passé par les chercheurs et les personnels administratifs pour remplir des dossiers, des listes de publications, mettre à jour des bibliographies…

AO disciplinaire (ex : arXiv) : sert la communauté de la discipline, mais ne sert pas l'institution

Source ISI : 453 739 articles publiés de 2007 à 2012. 43% en OA (27% en green, 16% en gold). En 2012 : 38% en OA.

Recherche biomédicale : importance du gold (PLOS One, BIOMED Central…)

Maths : + de 50% des articles en green (effet arXiv)

Physique : + de 40% en green (effet arXiv)

SHS francophones : crise de l'édition scientifique dans ces disciplines ⇒ les AO peuvent améliorer la diffusion de la recherche dans ces disciplines.

Inclure le temps de dépôt dans l'AO dans le cycle de vie de l'article : 5 minutes pour le dépôt = du temps gagné sur le long terme. Développer les services associés (liste individuelles des publications, CV à jour et “bien rangé”…

Le gold auteur-payeur est une restriction de la liberté de publication.

Augmenter lectures et citations : identifier le réseau d'utilisateurs, améliorer la visibilité et être plus cité

Enjeu : connaître la production de l'établissement sans dépendre d'un opérateur extérieur, limiter le coût de la désorganisation pour l'établissement. L'AO permet de refaire apparaître dans le panorama de la rechherche de l'établissement les disciplines qui ne sont pas référencées dans les bases internationales commerciales (ex : SHS).

Enjeu pour l'établissement : communication implicite très forte + rattacher à l'établissement la présence des individus membres sur le web ⇒faire adhérer les acteurs institutionnels

Les services informatiques, la bibliothèque sont des catalyseurs ⇒mutualiser les outils : avec une seule saisie, de multiples usages.

• Ingrédients du succès :

1. Une politique explicite de l'université : mandat institutionnel et politique de soutien + incitations individuelles et collectives au démarrage
2. Accompagnement : sensibiliser, adapter les arguments aux différentes communautés, accorder de l'importance à la relation interindividuelle, organiser des formations, s'appuyer sur des pairs convaincus
3. Intégration des données : réutilisation et amélioration des données du SI, UNE seule saisie
4. Outils : user friendly, une seule saisie, envois automatiques vers d'autres dépôts, faire remonter et écouter les remontées des utilisateurs (réactivité entre la demande de l'utilisateur et la réalisation), développer des protocoles d'interopérabilité (ex : envoi automatique dans arXiv)

• Calendrier :

Présentation du projet en CS : mai 2012 Visites des laboratoires : en cours Actions dans le cadre de l'OA Week en 2012 Vote du CS et du CA mars 2013 : choix d'une AO institutionnelle Vote du CS et du CA avril 2013 : vote du mandat ⇒ obligation de signalement pour les articles 2008-2011 + obligation de dépôt du texte intégral depuis 2011. Objectif : mise en production de la v1 en mars 2014

• Cadrage du projet :

Lettre de mission du président, RH accordées au projet, calendrier, validation politique par le VP numérique, suivi par le CODIR de l'UA. 8 laboratoires pilotes de toutes les disciplines, sur la base du volontariat

• Equipe projet :

Chef de projet SCD + 1 contractuel pour signalement du rétrospectif (le dépôt dans l'AO fait partie du travail du chercheur mais seulement à partir de 2012 comme prévu dans le mandat) + 1 développeur de la DSI (remplacé par un contractuel à la DSI) + 1 IGE de la DSI pour l'AMOA

Implication ponctuelle et ciblée d'autres services (DIRE, Numérique, service juridique, pilotage…)

• Choix technique :

Drupal. Choix de ne pas utiliser DSpace ou Eprints car ce sont des logiciels monotâche. Drupal + module “bibliography” + autres modules + développements (notamment : connecteur HAL !) Choix technique utilisé pour le dépôt des mémoires des étudiants.

• Difficultés :

1. collaboration interservices
2. conception technique : développements de modules de Drupal, développement du connecteur HAL
3. suivi politique sur le long terme ?
4. collaboration des chercheurs ?
5. risque d'essoufflement de l'équipe projet (équipe réduite + travail de longue haleine)

A. Beretz : la mise en place d'une AO est une stratégie politique. Il y a obligation d'être en totale cohérence avec les partenaires des EPST (INSERM, CNRS). En ce qui concerne l'Unistra, il est impossible de commencer par l'université, puis d'étendre aux laboratoires dépendant aussi des EPST ⇒ il faut travailler dès le départ sur une solution intégrée avec le CNRS. Il faut aussi tenir compte du SI recherche développé au niveau national par l'AMUE (2016). Il est important d'identifier les coûts cachés et les coûts consolidés de la publication. L'AO doit tenir compte de la manière dont on publie dans chaque discipline.

Angers : Liège accepte de mettre à disposition les développements réalisés pour ORBI, comme prestataire de services. Mais ils sont peu exportables, Liège travaille pour revenir vers la voie centrale de DSpace. Angers a choisi Drupal car c'est un outil web qui s'intègre mieux au web. Angers souhaite développer une communauté francophone Drupal. L'avantage de prendre un angle très précis (les publications), et d'avoir une structure projet très légère permet d'avancer rapidement et de ne pas attendre que la solution maximaliste soit mise en oeuvre.

M.Deneken : mobiliser la réflexion en interne sur les questions de droits d'auteur et sur la philosophie de la publication ⇒ associer le CEIPI.

Quels moyens incitatifs ? Attribution de contrats doctoraux, financement de projets de recherche…

Angers : les thèses électroniques seront intégrées à l'AO.

Débat : le dépôt dans l'AO doit-il être fait par le chercheur ou par le bibliothécaire ? A Angers, il sera fait par le chercheur. A l'UHA (expérience en cours avec un laboratoire volontaire), les bibliothécaires déposent dans HAL, et l'OPAC moissonne HAL.

Présents : Pauline Coisy, Romaric David (DI, présent pour le premier point de l'ordre du jour), Viviane Debenath, Paul-Antoine Hervieux, Catherine Lourdel, Edouard Mehl, Jean-Marc Perronne, François Quéré, Adeline Rege, Evelyne Saha, Annie Schaller, Barbara Weisbeck, Dominique Wolf

• Enquête auprès des chercheurs

Questionnaire individuel en ligne (outil DI Unistra : LimeSurvey) : un formulaire unique sera élaboré, pour tous les établissements, mais qui permettra de différencier les réponses selon les établissements. Adressé à tous les chercheurs ou seulement aux DU ?
☞les VP envoient l'enquête aux DU et à tous les chercheurs, et demandent aux DU de re-diffuser aux chercheurs.

L'importance de l'accompagnement politique de l'enquête est soulignée : le taux de réponse est bien meilleur quand l'enquête est bien accompagnée, sur le plan politique.

Avant l'enquête : présenter le projet AOC dans toutes les instances. A l'UHA, le SCD pourra rencontrer individuellement toutes les unités de recherche. A l'Unistra, le nombre d'unités (80) rend les rencontres individuelles plus difficiles à organiser. A l'Unistra, le projet et l'enquête seront présentés aux DU (objectif : réunion du 04.IV). Les DU seront encouragés à débattre du projet AOC dans leur unité, avec le soutien du SCD (AR se tiendra à leur disposition). ☞Préparer des supports de communication pour ces réunions

Il est important de présenter l'enquête aux EPST.

Durée de l'enquête : 1 mois ?

Les résultats de l'enquête seront restitués aux DU, pour approfondir certains points avec eux. En fonction des résultats, des profils se dégageront peut-être, qui permettront de mener des entretiens plus approfondis.

Avant diffusion du questionnaire, et même avant présentation aux DU, le questionnaire sera testé avec des chercheurs de SHS et de sciences dures : le questionnaire sera affiné en fonction de leur retour. E. Mehl et P-A. Hervieux se chargent de contacter ces chercheurs.

NB : P-A. Hervieux copilote du segment BSN données de la recherche (avec DIST CNRS).

• Note de définition

Suite aux remarques faites en réunion, une nouvelle version de la note sera envoyée pour validation aux membres du groupe.
La note pourra ensuite être communiquée aux DU.

• Feuille de route

Reporté à la prochaine réunion.

• Etapes du projet

Reporté à la prochaine réunion.

Prochaine réunion : 17.III de 10h15 à 12h30.
A préparer d'ici cette réunion : supports de de présentation du projet, nouvelle version de la note de définition, test du questionnaire.

Réunion en comité restreint : AS, CL, JMP, DW, PAH, ES, AR

Discussion sur l'Open Access Week : cf. ci-dessous

To do list pour la rentrée :
mise à jour de l'enquête auprès des chercheurs, en fonction des tests
présentation de l'enquête aux DU
présentation du projet en Commission Recherche ? (NB : présentation prévue à la Commission Recherche du 25.VI annulée)
Open Access Week
Inviter l'université de Freiburg pour une présentation de leurs actions sur les données de la recherche

Organisation d'un événement Unistra-UHA

• Public :

Elus Commission Recherche, directeurs d'unités de recherche, doctorants 2e et 3e année et post-docs.

• Date :

Entre le 13 et le 20 octobre 2014

• Programme :

Une demi-journée pour les élus et les EC (conférence/débat) + une demi-journée pour les doctorants (conférence + table-ronde de retour d'expérience par de jeunes EC)

En présentiel à Strasbourg, avec visio-conférence pour l'UHA

Enregistrement et diffusion en direct possibles (voir CCN)

• Conférenciers :

Bernard Rentier (Recteur U Liège) invité par A. Beretz. Au 30/06 : en attente de sa réponse
Jeunes EC Unistra et UHA (contacts à prendre par AR et CL)

• Partenaires :

CCN ok
DIRE ok : demi-journée pour les doctorants pourra être intégrée par les doctorants dans leur PIF, en tant que formation transversale. Pour les doctorants de l'UHA : J. Hubé enverra l'info à l'UHA.
A contacter à la rentrée : URFIST, associations de doctorants Unistra et UHA

• Budget :

Frais de déplacement de B. Rentier

• Couperin :

Fiche projet envoyée à Couperin avec une demande de subvention.
fiche_projet_oaweek2014_vdef_unistra-uha.docx